Was ist Projektmanagement? Wieso nennen wir es eigentlich so und inwiefern unterscheiden sich agiles, klassisches und hybrides Projektmanagement? In welchen Branchen bzw. Projekten finden die verschiedenen Methoden Anwendung und welche Vor- und Nachteile gibt es? In diesem Blog-Artikel gehen wir genauer auf Projektmanagement und entsprechende Methoden ein.
Was ist Projektmanagement? – Ein Überblick
Bevor wir über das eigentliche Projektmanagement und die Methodik dahinter sprechen, sollten wir uns einmal genauer mit dem Begriff des Projektes beschäftigen. Was ist das überhaupt? Ein Projekt ist eine in der Regel zeitlich eingegrenzte und meist risikohafte, weil innovative und von äußeren Veränderungen abhängige Aufgabe, die eine Menge Komplexität mit sich bringt. Viele Projekte erfordern gar bereichsübergreifende Zusammenarbeit und benötigen deshalb einen sogenannten Projektmanager. Dieser übernimmt das operative Management des Projekts und hilft mit seinem methodischen Wissen dabei, das Projekt am Laufen zu halten.
Im Laufe der Zeit haben sich verschiedenste Ausprägungen des Projektmanagements gebildet. Warum? Weil unterschiedliche Arten von Projekten auch unterschiedliche Arten des Projektmanagements erfordern, um am Ende des Tages als erfolgreich eingestuft zu werden. Inzwischen spricht man also nicht mehr nur von klassischem Projektmanagement, sondern auch von agilem und hybriden Projektmanagement. Während agiles Projektmanagement durchaus als vollständiges Gegenteil des klassischen Projektmanagements verstanden werden kann (mehr dazu hier), ist die hybride Variante eine Art Mix aus beidem. Es vereint Vorteile beider Methoden miteinander und schafft so eine eigenständige Art des Managens von Projekten.
Was ist Projektmanagement? – Eigenschaften
Nachdem wir uns nun einen kleinen Überblick über die drei typischsten Arten des modernen Projektmanagements gemacht haben, sollten wir uns das klassische Projektmanagement genau anschauen. Was macht dieses denn überhaupt aus und warum wird es als klassisch bezeichnet? Klassisches Projektmanagement verfolgt einen sogenannten monolithischen, also von Anfang bis Ende zusammenhängenden Ansatz. Was bedeutet das? Zu Beginn eines Projektes werden ein detaillierter Endzustand, ein genauer Ablauf bzw. Prozess und ein Zeitkontingent definiert. Besonders der vordefinierte Endzustand besteht meist aus einer Unmenge an Anforderungen. Um auf mögliche unvorhergesehene Änderungen und Entwicklungen „vorbereitet“ zu sein, rechnet man beim Zeitkontingent einen kleinen Puffer hinzu.
Somit zeichnet das klassische Projektmanagement vor allem eines aus: Eine augenscheinlich hohe Planungssicherheit. Dennoch ist es so, dass diese initialen Zeitkontingente und Budgetplanungen im Laufe des Projektes hinfällig werden können. Zum Beispiel durch unvorhergesehene und plötzliche Veränderungen, zum Beispiel am Markt. In seit 1974 durchgeführten Chaos-Studie ergab die Auswertung aus dem Jahre 2015 nicht ohne Grund, dass rund 71% aller durchgeführten Projekte überhaupt nicht oder nur teilweise erfolgreich abgeschlossen wurden. Das bedeutet natürlich nicht, dass klassisches Projektmanagement per se keinen Erfolg bringen kann. Man sollte lediglich vor Planungsbeginn eines neuen Projektes abschätzen, welche Management-Methode am ehesten geeignet für das jeweilige Vorhaben ist.
Die Anwendungsbereiche
Wann also sollte man auf klassisches Projektmanagement zurückgreifen? Diese Art des Projektmanagements basiert, wie bereits angedeutet, stark auf standardisierten Vorgehensmodellen mit strikt geplanten Projektphasen und Meilensteinen. Kosten, benötigtes Personal, Termine und Ergebnisse werden bereits vor Anfang des eigentlichen Projektes festgelegt. Während Änderungen möglichst umgangen werden, da sie in der Regel hohe Kosten mit sich bringen. Was fangen wir mit diesen Informationen an? Klassisches Projektmanagement eignet sich demnach optimal für Projekte, bei denen nicht mit plötzlich auftretenden Veränderungen zu rechnen ist. Also Projekten, die eben eine sehr hohe Planungssicherheit mitbringen.
So werden plötzliche Budgetanpassungen vermieden und Projekte können wie geplant vollendet werden. Auch gut geeignet sind Projekte, die in dieser Form bereits vorher erfolgreich durchgeführt wurden. Hier hat man auch eine hohe Planungssicherheit, da man in der Regel genau weiß, was einen erwartet. Zusammenfassend kann man hier sagen, dass es sich vor allem für Projekte eignet, die massiv von den vermeintlichen Vorteile der Methodik profitieren würden. Das klingt natürlich einfacher, als es in der Praxis ist. Um wirklich herauszufinden, welche Methode am Besten für ein Projekt geeignet ist, sollte man viel Zeit in die Untersuchung verschiedenster Methoden investieren.
Welche Projektmanagement Methoden gibt es? – PRINCE2
Mit welchen Methoden lässt sich klassisches Projektmanagement denn in der Praxis am Besten umsetzen? Die weltweit wohl bekannteste und am häufigsten genutzte Methode ist PRINCE2. Ursprünglich wurde PRINCE, das steht übrigens für „Projects in Controlled Environments“, im Jahre 1989 von der CCTA, der britischen Central Computer and Telecommunications Agency, als Regierungsstandard für Projektmanagement in der IT entwickelt. Daraufhin wurde es jedoch regelmäßig auch außerhalb der IT angewandt. Im Jahre 1996 wurde es dann etwas vereinfacht und unter dem Namen PRINCE2 als allgemeine Methode für Projektmanagement veröffentlicht.
Mit der Zeit wurde PRINCE2 immer populärer und entwickelte sich sogar zum Projektmanagement-Standard in ganz Großbritannien. Inzwischen hat sich der Anwendungsbereich auf über 50 Länder ausgebreitet. Auf Basis von Nutzer-Erfahrungen wird PRINCE2 regelmäßig aktualisiert und optimiert. Außerdem existiert bereits eine hybride Variante des Rahmenwerks, die ganz simpel PRINCE2Agile genannt wird und Prinzipien der Agilität mit einfließen lässt. Mit unserem agilen Online Kurs kannst du dein Wissen hierzu nicht nur vertiefen, sondern zum absoluten Experten werden.
Welche Projektmanagement Methoden gibt es? – SCRUM
Scrum ist die sicherlich bekannteste, der agilen Emporkömlinge. Keine Methode wird weltweit häufiger eingesetzt, um Projekte agil zu managen. Inzwischen werden mehr als 90 Prozent aller agilen Projekte mit Hilfe von Scrum gemanagt, während bereits mehr als 12 Millionen Menschen weltweit Scrum nutzen. Der eigentliche Begriff „Scrum“ stammt aus dem Rugby und kann grob mit „Gedränge“ übersetzt werden. Viel wichtiger ist aber die Taktik, die Scrum im Rugby ausdrückt. Hierbei gibt der Coach den Spielern vom Spielfeldrand aus die Anweisung, sich selbst zu organisieren und gemeinsam eine Lösung zu finden. Das Ganze findet auch in Scrum Anwendung. Wie die meisten Methoden setzt auch SCRUM auf eine inkrementeller Vorgehensweise. Hierbei werden in regelmäßigen, kurzen Abständen sogenannte Inkremente, also funktionierende Teilprodukte veröffentlicht und anschließend mit Hilfe des eingeholten Feedbacks weiter optimiert, bevor der Kreislauf von vorne beginnt.
Was Scrum ein wenig von anderen Methoden abhebt, ist die im Framework verankerte Rollenverteilung. Man spricht von einem Scrum Master, dem Product Owner, einem Development Team und den Stakeholdern. Der Product Owner ist für das Product Backlog, also eine Zusammenfassung aller Anforderungen an ein Projekt, zuständig. Dieses Backlog wird vom Development Team in sogenannten Sprints abgearbeitet. Der Scrum Master ist währenddessen für die korrekte Anwendung von Scrum zuständig. Ein Sprint ist eine vorher festgelegte Zeitspanne. Nach Ablauf dieser Zeitspanne werden Fortschritte geprüft und die Teamarbeit bewertet. Ein spannender Punkt ist außerdem das Daily Scrum – ein tagtägliches Meeting, indem über Fortschritte und Hindernisse gesprochen wird.
Projektmanagement erklärt von Fabian Kaiser
In der neuen Ausgabe Agile Heroes Education geht Fabian Kaiser, Co-Founder der Agile Heroes und erfahrener Agile Coach, der Frage höchstpersönlich auf den Grund und legt seine Ansicht zu dem Thema dar. Dabei handelt es sich keinesfalls um eine vollwertige Definition, sondern vielmehr um einen Erklärungsansatz, gebildet aus Fabians langjähriger Erfahrung. In diesem Video erfährst du mehr über unser Verständnis von agilem Projektmanagement.
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