Was ist PRINCE2? Woher stammt diese Projektmanagement-Methode? Eignet sich Projektmanagement mit PRINCE2 für meine Organisation? In diesem Blog-Artikel gehen wir genauer auf PRINCE2 als Projektmanagement-Methode ein und geben dir einen genauen Überblick über die Inhalte der beliebten und traditionsreichen Methode.
PRINCE2: Die Erfolgsmethode aus Großbritannien
Die Olympiade 2012 in London ging als nahezu perfekt gemanagte Großveranstaltung in die Geschichte der Olympischen Spiele ein. Bei einem Budget von 9,3 Milliarden Pfund und tausenden Mitarbeitern ging die eigens dafür gegründete Organisation rund sieben Jahre vor Beginn der Spiele an die Arbeit. Im März 2012, rund vier Monate vor Beginn, kam das offizielle Olympische Komitee bei dem abschließenden Besuch zum Schluss: „London ist bereit, diesen Sommer die Welt zu empfangen.“ Was war das Geheimnis hinter dem Projekterfolg aus London?
War der Projektleiter einfach ein Profi? Ein Naturtalent? Sind die Briten von Natur aus bessere Projektmanager als der Rest der Welt? Welche Tricks und Kniffe hatten sie auf Lager? Die Antwort lautet PRINCE2, die weltweit erfolgreichste Best Practice Methodik, geformt aus rund 30 Jahren Projektmanagement-Erfahrung. Die Olympiade wurde tatsächlich auf Basis dieser weltweit bekannten Methodik zum Erfolg gemanagt. Ok. Natürlich werden auch die Mitarbeiter die besten Projektmanager des ganzen Vereinigten Königreichs gewesen sein, dennoch: alleine die Methodik hinter den Individuen kann für den Erfolg oder Misserfolg ganzer Projekte verantwortlich sein.
Die Geschichte von PRINCE2
PRINCE2 wurde 1989 von der britischen Regierungsabteilung „Central Computer and Telecommunications Agency“ als eine Art „Wissensmanagement-Projekt“ in Auftrag gegeben, um die Erfahrungen der bis dato gemachten Projekterfahrungen zu sammeln, zu bewerten und daraus ein Framework zu entwickeln, welches dabei helfen sollte, bei zukünftigen Projekten bereits bekannte Fehler zu vermeiden. Hieraus entstand die erste Best Practice Projektmanagement-Methodik PRINCE; damals noch ohne die Versionsangabe „2“. PRINCE stand und steht für PRojects IN Controlled Environments. Zum damaligen Zeitpunkt war das Framework für IT-Projekte entwickelt worden. Es sollte als Regierungsstandard für Projektmanagement gelten.
Schon bald jedoch fanden die darin enthaltenen Methoden auch außerhalb von IT-Projekten eine weite Verbreitung. Aus der Erkenntnis heraus, dass PRINCE auch auf andere Projekte anwendbar ist, wurde die Methodik nochmal stark verschlankt, vereinfacht und schließlich 1996 als allgemeine Projektmanagement-Methode PRINCE2 veröffentlicht. Seitdem wurde die PRINCE2-Methodik zunehmend populärer. Neben der PMBok (PMI) und ICB (IPMA, GPM) zählt PRINCE2 zu den weltweit am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Methodiken. In über 50 Ländern wird PRINCE2 geschult, zertifiziert und angewandt. In Großbritannien gilt PRINCE2 sogar als De-Facto-Projektmanagement-Standard. Hier achten Unternehmen in der Tat darauf, dass Projektleiter und Projektmanager eine eingetragene PRINCE2-Zertifizierung haben.
Die Charakteristika eines Projektes
Bevor wir uns direkt den ersten Inhalten von PRINCE2 widmen, möchten wir an dieser Stelle erst mal mit ganz allgemeinem Projektmanagement-Wissen beginnen. Was zeichnet denn überhaupt ein Projekt aus? Ein Projekt ist eine für einen bestimmten Zeitraum geschaffene Organisation, die mit dem Zweck eingerichtet wird, einen oder mehrere Produkte in Übereinstimmung mit einem Business Case zu vereinbarter Qualität zu liefern. Es wird dabei in fünf Dimension unterschieden. Ein Projekt ist einzigartig. Vergleicht man es mit einer Aufgabe in der Linie, wird klar, dass es sich hierbei um sich nichtwiederholende Tätigkeiten handelt. In der Linie macht man hingegen – stark vereinfacht gesagt – jeden Tag annährend dasselbe. Im Projekt erwarten dich täglich neue Herausforderungen.
Ein Projekt ist zeitlich begrenzt. Geht man von einer Linienorganisation aus, ist hierbei grundsätzlich kein zeitlicher Horizont angedacht. Die Abteilung geht in dem Moment des Existierens davon aus, dies auf eine unbestimmte Zeit zu tun. Vergleicht man diese Einstellung mit einer Projektorganisation, fällt auf, dass hierbei sehr unterschiedliche Ausprägungen vorhanden sind. Ein Projekt ist bereichsübergreifen. In seiner Vollkommenheit stellt ein Projekt seine Interdisziplinarität, also sein fachspezifisch übergreifendes Konw-How unter Beweis. In einem Projekt treffen viele unterschiedliche Fachexperten, oft aus verschiedenen Unternehmen, aus verschiedensten Ländern und Kulturen, manchmal sogar zu völlig unterschiedlichen Zeitzonen aufeinander. Der Sinn eines Projektes ist es zudem einem aktuellen Zustand entgegen zu wirken und/oder einen anderen Zustand herzustellen. Ein Projekt ist somit mit dem Ziel eingerichtet, eine Veränderung herbeizuführen.
PRINCE2: Die 7 Prinzipien
Die Grundprinzipien sind wichtige Leitsätze, die in PRINCE2 vorherrschen; Leitsätze, die sich aus rund 30 Jahren richtig gutem Projektmanagement ergeben haben. Viele davon wird man im Rahmen seiner eigenen Projekterfahrung als bekannt und bewährt einstufen. Andere bringen interessante, neue Ansätze mit sich. Die 7 Prinzipien lauten:
Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung: Dieses Grundprinzip bezieht sich auf den vom Projekt zu liefernden Nutzen oder Mehrwert. Dieser muss von Anfang an gegeben sein, um ein Projekt überhaupt zu initiieren. Ist dies der Fall, kann mit einer Umsetzung des Projekts begonnen werden. Lernen aus Erfahrungen: Dieses Grundprinzip befasst sich im Grunde mit den Erfahrungen aus Vorgängerprojekten. Erfahrung muss hierbei keinesfalls negativ zu bewerten sein. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer kennt es nicht? Innerhalb eines Projekts kommt (gefühlt) aus dem Nichts eine Aufgabe auf, welche zwar bekannt war, jedoch hatte niemand dafür Sorge getragen, dass diese auch ordnungsgemäß erfüllt wurde. Dieser Planlosigkeit wird PRINCE2 entgegen.
Steuern über Managementphasen: Dass sich ein Projekt durch einen regelmäßigen und wiederkehrenden Kreislauf ausmacht, ist inzwischen klar. Dass dieser Kreislauf unter anderem über so genannte Managementphasen zu funktionieren hat, ist an der Stelle neu. Eine Managementphase stellt, in der Logik von PRINCE2, eine abgeschlossene, eigenständige Projektphase dar. Steuern nach dem Ausnahmeprinzip: Ist das Grundprinzip „Steuern über Managementphasen“ als ein zeitlich getriebener Überwachungs- und Planungsprozess zu werten, bezieht sich dieses Prinzip deutlich mehr auf die Ereignissteuerung. Produktorientierung: In den meisten Projektmeetings hört man Teilnehmer immer nur über die Projektaktivitäten sprechen. Hierbei verliert man jedoch schnell den Blick auf das große Ganze und auf das, was am Schluss das Projekt liefern soll: das Produkt. Anpassung der Projektumgebung: PRINCE2 ist für Großprojekte absolut geeignet, durch die Anpassungen jedoch so adaptierbar und generisch, dass mit der Methodik annährend jedes Projekt gemanagt werden kann.
PRINCE2: Die 7 Themen
Wie bereits beschrieben, sind die 7 Grundprinzipien Werte, die einen erfolgreichen Projektablauf möglichst positiv beeinflussen sollen. Für diese Werte muss es allerdings noch eine Beschreibung zur Umsetzung geben. Diese Beschreibungen stellen die Themen dar. Die 7 Themen sind:
Business Case: Das Thema Business Case wird durch das Grundprinzip der „fortlaufenden geschäftlichen Rechtfertigung“ getrieben. Es geht darum, Mechanismen einzurichten, welche a) dazu da sind, eine geschäftliche Rechtfertigung zu erlangen, und b) sie kontinuierlich zu pflegen. Organisation: Hierbei widmen wir uns der Operationalisierung des Grundprinzips der „definierten Rollen und Verantwortlichkeiten“. Das Thema beschreibt die benötigten Rollen, die Rollenverteilungen, welche sich ausschließen und welche Kompetenzen und Verantwortungsbereiche hinter den verschiedenen Rollen festgeschrieben sind. Qualität: Das Thema „Qualität“ beschreibt in seiner vollen Ausprägung den richtigen Umgang mit den Stakeholdern in Bezug auf die vom Projekt zu erfüllenden Anforderungen. Das hier wichtigste Grundprinzip ist die „Produktorientierung“.
Pläne: Hierbei geht es um die Frage, „wie“ etwas geliefert wird. Weiß man bereits aus einer guten Ausarbeitung des Themas „Qualität“, was der Kunde wünscht, muss man sich im nächsten Schritt mit einer Umsetzung der Kundenwünsche befassen. Risiko: Wie berichtet wird in der Terminologie von PRINCE2 das Risiko nicht per se als negativ gewertet. Vielmehr geht es darum, Risiken als Unsicherheiten anzusehen, die Auswirkungen in die negative als auch in die positive Richtung haben können. Änderungen: Dieses Thema befasst sich mit einer Steuerung der Änderung der Kundenanforderungen. Es geht hierbei in erster Linie darum, Struktur in das Änderungssteuerungsverfahren zu bringen. Welche Arten von Änderungen gibt es? Fortschritt: Dieses Thema beschreibt, wie die Reporting-Kultur, die Eskalationswege und der Toleranzbereich des Projektes aussehen.
PRINCE2: Die 7 Prozesse
Die 7 Prozesse stellen die Ablaufbeschreibung zu den sieben Themen dar. Ein Prozess im Sinne von PRINCE2 hat dieselbe Beschreibung wie im Sinne der allgemeinen Betriebswirtschaftslehre: für einen definierten Input wird über eine vorgeschriebene Abfolge von Aktivitäten Wertschöpfung generiert. Die 7 Prozesse sind:
Vorbereiten eines Projekts (SU): Der Prozess SU kommt bereits vor Beginn des Projekts zur Anwendung, mit dem Ziel herauszufinden, ob sich ein Projektbeginn lohnt. Lenken eines Projekts (DP): Der Prozess DP ist für den Lenkungsausschuss entwickelt, damit dieser im Rahmen seiner Möglichkeiten zu jeglichem Punkt im Projekt die letztendliche Kontrolle behalten kann. Initiieren eines Projektes (IP): Der Prozess IP ist innerhalb des Projekts der Hauptprozess der ersten Projektphase. Er dient zur allgemeinen Orientierung, zur Erstellung eines Plans und zur ersten Arbeitsverteilung. Managen eines Phasenübergangs (SB): Der Prozess SB ist eine sich je nach Anzahl an Managementphasen wiederkehrender Prozess, welcher für den Übergang von einer Projektphase in die nächste verantwortlich ist.
Steuern einer Phase (CS): CS ist der in PRINCE2 am umfangreichsten beschriebene Prozess. Das liegt daran, dass die Haupt-Managementarbeit des Projektmanagers sich in diesem Prozess abbildet. Managen der Produktlieferung (MP): MP dient dazu, dem Projekt- und Teammanager einen Prozess an die Hand zu geben, über den sie ihre Arbeit und Arbeitspakete einander übergeben können. Abschließen eines Projekts (CP): Im Prozess CP wird dem Projektmanager ein Rahmenwerk zu einem erfolgreichen Projektabschluss mit an die Hand gegeben. Ziel ist es, alle notwendigen Dokumente und Formalitäten über diesen Prozess abzudecken.
PRINCE2: Prüfung und Zertifizierung
Die Regularien, um die Zertifizierung von PRINCE2 zu erlangen, sind im Vergleich zu vielen anderen Zertifizierungen sehr eindeutig und klar geregelt. Seit 2017 haben die Rechteinhaber von PRINCE2, AXELOS, entschieden, die Zertifizierung ausschließlich über das Prüfungsinstitut PEOPLECERT zu vergeben. PEOPLECERT ist ein weltweit führendes Zertifizierungsinstitut, das die Kompetenz besitzt, Trainingsinstituten wie der Agile Heroes GmbH die Akkreditierung für PRINCE2- Trainings und -Prüfungen zu vergeben. Diese Akkreditierung testiert die Qualität unserer Trainings, Online-Kurse, Materialien und Büchern auf höchstem Niveau. Innerhalb von PRINCE2 gibt es drei verschiedene Zertifizierungslevel.
Die PRINCE2 Foundation-Prüfung ist die Grundlagenprüfung, die zum Beispiel auf Basis unseres Buches geschrieben und bestanden werden kann. Die Prüfung schließt man mit dem Zertifikat „PRINCE2 Foundation“ ab, sie dauert 60 Minuten und besteht aus 75 Fragen, von denen mindestens 50% richtig beantwortet sein müssen. Die PRINCE2 Practitioner-Prüfung ist die Fortgeschrittenen-Prüfung. Wer diese absolvieren möchte, muss eine PRINCE2 Foundation-Zertifizierung vorweisen können und an einem PRINCE2 Practitioner-Training einer akkreditierten Trainingsorganisation teilgenommen haben. Die Prüfung selbst dauert 150 Minuten und besteht aus 80 Fragen von denen mindestens 55% richtig beantwortet sein müssen. Der PRINCE2 Professional ist die höchste Zertifizierung, die es innerhalb von PRINCE2 gibt. Hierbei handelt es sich allerdings nicht um eine Prüfung sondern um ein 2,5-tägiges Assessment, bei dem der Prüfling sein Wissen unter Beweis stellen muss.
Agile Heroes Education mit Fabian Kaiser
In der siebten Ausgabe unseres neuen YouTube-Formats Agile Heroes Education geht Fabian Kaiser, Co-Founder der Agile Heroes und erfahrener Agile Coach, der Frage höchstpersönlich auf den Grund und legt seine Ansicht zu dem Thema dar. Dabei handelt es sich keinesfalls um eine vollwertige Definition, sondern vielmehr um einen Erklärungsansatz, gebildet aus Fabians langjähriger Erfahrung. In diesem Video erfährst du mehr über unser Verständnis von agiler Transformation.
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