Wie können wir besser werden? Eine Frage, die sich wohl die meisten Teams regelmäßig stellen, ohne jemals die eine, richtige Antwort darauf zu finden.
Denn wenn das Teamwork bereits grundlegend funktioniert, weiß man oft erst mal nicht, wo man denn nun ansetzen soll.
Produktivität steigern
Egal, wie gut dein Team ist, ein paar Schrauben sind doch immer noch zu drehen und deswegen verraten wir dir heute 5 Tipps, um die Produktivität in deinem Team zu steigern und vor allem auch um sie hochzuhalten.
Was ist Produktivität?
Das Wort Produktivität ist – ähnlich wie Effizienz – eine Beschreibung der Relation zwischen dem Ergebnis und der Leistung, die dafür erbracht wurde. Im Grunde beschreibt Produktivität also das Verhältnis zwischen dem Output und dem dafür erbrachten Input. Wer also mehr für seine Arbeit bekommt, als er an Zeit und Energie investiert, arbeitet produktiv.
Wer „produktiver“ werden möchte, sollte aber auf jeden Fall darauf achten, sich nicht zu überarbeiten. Denn viele Menschen denken, sie leisten erst dann gute Arbeit, wenn sie möglichst viel Zeit und Energie dafür aufwenden. Das kann häufig zu einem Burn-Out führen und sollte unbedingt vermieden werden. Wichtiger ist es, klug und möglichst effizient zu arbeiten. Also: Mehr Output, als Input generieren.
5 Tipps zur Steigerung der Produktivität
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Klare Ziele setzen und diese vordefinieren
Um seine Ziele zu erreichen, muss man diese auch erst einmal kennen. Das klingt selbstverständlich, ist allerdings in vielen Fällen nicht unbedingt der Fall. In einigen Teams wird starr jeden Tag „Daily Business“ gemacht, ohne sich überhaupt darüber im Klaren zu sein, worauf man denn eigentlich hinarbeitet. Zu wissen, was genau das Ziel ist, kann ein enormer Motivations-Booster sein. Außerdem bieten kleinere Ziele immer wieder ein „Licht am Ende des Tunnels“ für Teams. Eine hilfreiche Methode zur Zielsetzung ist das OKR framework. Seit 1999 verwendet Google die Zielmanagementmethode, bei der es um sogenannte Objectives und Key Results geht. Hier werden sich regelmäßig (meist vierteljährlich) größere Überziele, die Objectives gesteckt, die durch dazugehörige Schlüsselergebnisse messbar gemacht werden.
Hilfreich kann außerdem eine Definition of Done sein. Dabei geht es darum, im Vorhinein den „fertigen“ Zustand einer Aufgabe zu definieren. So werden unnötige Arbeiten vermieden und Erwartungen von Auftraggebern von Anfang an abgeklärt. Wenn ein To-Do seine Definition of Done erreicht hat, kann man sie getrost als „Erledigt“ bezeichnen und sich um das nächste kümmern.
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Unnötige Meetings vermeiden
Nur wenig schadet der Produktivität und der Motivation mehr, als in einem unnötigen oder viel zu langen Meeting zu sitzen. Daher ist es – vor allem für Führungspersonen – enorm wichtig, hier einen Schritt zurückzugehen und sich ernsthaft zu fragen, ob denn das nächste Meeting wirklich notwendig ist, oder ob eine E-Mail nicht ausreichend wäre. Außerdem ist es ratsam auch zu hinterfragen, ob all diese Personen auch wirklich dabei sein müssen.
Bevor das Meeting stattfindet, macht es oft Sinn, die Punkte, die zu besprechen sind bereits als Mail oder Nachricht zusammenzufassen und an die beteiligten Personen zu schicken. In einigen Fällen können Fragen tatsächlich schon schriftlich beantwortet werden und das Meeting wird obsolet.
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Meetings nur 15 Minuten (Timeboxen)
Ist ein Meeting nicht vermeidbar, sollte es getimeboxed werden. Das bedeutet, es gibt einen fixierten Zeitrahmen, in dem das Treffen abgehalten wird. Dieser darf nicht überzogen werden. Bei den Agile Heroes bedeutet das: Meetings dauern nur 15 Minuten. Wer sich von Anfang an auf 15 Minuten beschränken muss, hält sich kurz und verfällt auch nicht in Small Talk. Du wirst überrascht sein, wie viel innerhalb einer Viertelstunde besprochen werden kann. Selbstverständlich muss man davor einen realistischen Zeitrahmen für das jeweilige Thema vordefiniert haben. Nicht alles ist innerhalb von 15 Minuten klärbar.
Die Idee der 15 Minuten stammt aus Scrum’s sogenanntem Daily Scrum. Das tägliche Meeting darf nie länger als 15 Minuten dauern und ist vom Team frei gestaltbar. Die Erkenntnis daraus: In einer Viertel Stunde ist viel möglich!
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Klare Rollenverteilung
Es ist immens wichtig, dass jeder und jede im Team weiß, wer welche Rolle innehat. Nicht zu unterschätzen ist auch das Verständnis der Rolle, die man selbst trägt. Denn so wissen Teammitglieder immer an wen sie sich mit welcher Art von Problem wenden können. Dadurch vermeiden sie unnötige und zeitfressende Kommunikationswege und auch Punkt 2 (Unnötige Meetings vermeiden) wird leichter möglich. Durch eine klare Rollenverteilung lassen sich Meetings auf das Nötigste reduzieren.
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Die Möglichkeit auf Home Office
Zuletzt versetzte die Corona Krise uns alle vor den Schreibtisch zuhause. Das Home Office wurde zum Normalzustand und hat vielen Unternehmen bewiesen: So kann es auch gehen. Während einige Menschen gerne wieder zurück ins Büro möchten, wünschen sich viele andere, doch immer zuhause bleiben zu können. Und diese Möglichkeit sollte gegeben sein!
Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leisten mehr und arbeiten motivierter im Home Office, als sie es vor Ort im Büro getan haben. Sie sparen sich Zeit, indem Anfahrt und Heimfahrt obsolet werden und sind oft zufriedener, wenn sie beispielsweise mit ihrem Partner oder ihrer Partnerin ihre Pause verbringen können. Den Personen, die produktiver und glücklicher im Home Office arbeiten, sollte diese Möglichkeit geboten werden.
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Wertschätzung! (Bonustipp!)
Für Führungspersonen ist es unabdingbar, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu loben und seine Wertschätzung auszusprechen. Vergütung ist nämlich nicht nur im monetären Sinn zu verstehen – Wertschätzung kann auch eine Währung darstellen. Und die ist sehr wichtig für Arbeitnehmer:innen. Wer sich von seinen Arbeitgebern ernstgenommen und geschätzt fühlt, arbeitet motivierter und leistet dementsprechend mehr. Dabei kann diese Wertschätzung in Lob, aber auch in kleinen Geschenken ausgedrückt werden.
Produktivität kommt vom Arbeitgeber, sowie vom Arbeitnehmer
Wer möchte, dass ein Team produktiver arbeitet, muss auch auf die Managementebene blicken. Denn Produktivität kommt nicht nur vom Team allein, sondern muss auch von den oberen Reihen enabled werden. Wie auch in unseren Tipps deutlich wird, liegt es meist in der Hand der Führungspersonen, ein hohes Maß an Produktivität im Team zu ermöglichen. Beispielsweise durch klare Regeln zur Meetingkultur, oder aber durch die Ermöglichung von Home Office.
Um produktiv arbeiten zu können, brauchen Arbeitnehmer ein angenehmes Arbeitsumfeld, sowie eine funktionierende Kommunikation mit ihren Kolleginnen und Kollegen. Die meisten Faktoren müssen also in erster Linie von der Führungsebene vorgelebt und das Fundament dafür gelegt werden. Selbstverständlich liegt es aber auch an den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, diese Möglichkeiten auch zu nutzen.
Auf YouTube gibt’s noch mehr zur Produktivität
Im neuen Agile Heroes Education Video erklärt dir Agile Heroes Co-Founder Fabian Kaiser noch mehr zu unseren Produktivitäts-Tipps. Außerdem findest du auf unserem YouTube Kanal noch viele weitere Videos zum Thema Agilität, Business und Projektmanagement!
