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Wie erhöhe ich die ProduktivitĂ€t in meinem Team? 5 Tipps fĂŒr eine Steigerung der ProduktivitĂ€t!

von | Jun 3, 2021 | Projektmanagement | 0 Kommentare

Wie können wir besser werden? Eine Frage, die sich wohl die meisten Teams regelmĂ€ĂŸig stellen, ohne jemals die eine, richtige Antwort darauf zu finden.

Denn wenn das Teamwork bereits grundlegend funktioniert, weiß man oft erst mal nicht, wo man denn nun ansetzen soll.

 

ProduktivitÀt steigern

Egal, wie gut dein Team ist, ein paar Schrauben sind doch immer noch zu drehen und deswegen verraten wir dir heute 5 Tipps, um die ProduktivitÀt in deinem Team zu steigern und vor allem auch um sie hochzuhalten.

 

Was ist ProduktivitÀt?

Das Wort ProduktivitĂ€t ist – Ă€hnlich wie Effizienz – eine Beschreibung der Relation zwischen dem Ergebnis und der Leistung, die dafĂŒr erbracht wurde. Im Grunde beschreibt ProduktivitĂ€t also das VerhĂ€ltnis zwischen dem Output und dem dafĂŒr erbrachten Input. Wer also mehr fĂŒr seine Arbeit bekommt, als er an Zeit und Energie investiert, arbeitet produktiv.

 

Wer „produktiver“ werden möchte, sollte aber auf jeden Fall darauf achten, sich nicht zu ĂŒberarbeiten. Denn viele Menschen denken, sie leisten erst dann gute Arbeit, wenn sie möglichst viel Zeit und Energie dafĂŒr aufwenden. Das kann hĂ€ufig zu einem Burn-Out fĂŒhren und sollte unbedingt vermieden werden. Wichtiger ist es, klug und möglichst effizient zu arbeiten. Also: Mehr Output, als Input generieren.

 

5 Tipps zur Steigerung der ProduktivitÀt

 

  1. Klare Ziele setzen und diese vordefinieren

Um seine Ziele zu erreichen, muss man diese auch erst einmal kennen. Das klingt selbstverstĂ€ndlich, ist allerdings in vielen FĂ€llen nicht unbedingt der Fall. In einigen Teams wird starr jeden Tag „Daily Business“ gemacht, ohne sich ĂŒberhaupt darĂŒber im Klaren zu sein, worauf man denn eigentlich hinarbeitet. Zu wissen, was genau das Ziel ist, kann ein enormer Motivations-Booster sein. Außerdem bieten kleinere Ziele immer wieder ein „Licht am Ende des Tunnels“ fĂŒr Teams.  Eine hilfreiche Methode zur Zielsetzung ist das OKR framework. Seit 1999 verwendet Google die Zielmanagementmethode, bei der es um sogenannte Objectives und Key Results geht. Hier werden sich regelmĂ€ĂŸig (meist vierteljĂ€hrlich) grĂ¶ĂŸere Überziele, die Objectives gesteckt, die durch dazugehörige SchlĂŒsselergebnisse messbar gemacht werden.

Hilfreich kann außerdem eine Definition of Done sein. Dabei geht es darum, im Vorhinein den „fertigen“ Zustand einer Aufgabe zu definieren. So werden unnötige Arbeiten vermieden und Erwartungen von Auftraggebern von Anfang an abgeklĂ€rt. Wenn ein To-Do seine Definition of Done erreicht hat, kann man sie getrost als „Erledigt“ bezeichnen und sich um das nĂ€chste kĂŒmmern.

 

  1. Unnötige Meetings vermeiden

Nur wenig schadet der ProduktivitĂ€t und der Motivation mehr, als in einem unnötigen oder viel zu langen Meeting zu sitzen. Daher ist es – vor allem fĂŒr FĂŒhrungspersonen – enorm wichtig, hier einen Schritt zurĂŒckzugehen und sich ernsthaft zu fragen, ob denn das nĂ€chste Meeting wirklich notwendig ist, oder ob eine E-Mail nicht ausreichend wĂ€re. Außerdem ist es ratsam auch zu hinterfragen, ob all diese Personen auch wirklich dabei sein mĂŒssen.

Bevor das Meeting stattfindet, macht es oft Sinn, die Punkte, die zu besprechen sind bereits als Mail oder Nachricht zusammenzufassen und an die beteiligten Personen zu schicken. In einigen FÀllen können Fragen tatsÀchlich schon schriftlich beantwortet werden und das Meeting wird obsolet.

 

  1. Meetings nur 15 Minuten (Timeboxen)

Ist ein Meeting nicht vermeidbar, sollte es getimeboxed werden. Das bedeutet, es gibt einen fixierten Zeitrahmen, in dem das Treffen abgehalten wird. Dieser darf nicht ĂŒberzogen werden. Bei den Agile Heroes bedeutet das: Meetings dauern nur 15 Minuten. Wer sich von Anfang an auf 15 Minuten beschrĂ€nken muss, hĂ€lt sich kurz und verfĂ€llt auch nicht in Small Talk. Du wirst ĂŒberrascht sein, wie viel innerhalb einer Viertelstunde besprochen werden kann. SelbstverstĂ€ndlich muss man davor einen realistischen Zeitrahmen fĂŒr das jeweilige Thema vordefiniert haben. Nicht alles ist innerhalb von 15 Minuten klĂ€rbar.

Die Idee der 15 Minuten stammt aus Scrum’s sogenanntem Daily Scrum. Das tĂ€gliche Meeting darf nie lĂ€nger als 15 Minuten dauern und ist vom Team frei gestaltbar. Die Erkenntnis daraus: In einer Viertel Stunde ist viel möglich!

 

  1. Klare Rollenverteilung

Es ist immens wichtig, dass jeder und jede im Team weiß, wer welche Rolle innehat. Nicht zu unterschĂ€tzen ist auch das VerstĂ€ndnis der Rolle, die man selbst trĂ€gt. Denn so wissen Teammitglieder immer an wen sie sich mit welcher Art von Problem wenden können. Dadurch vermeiden sie unnötige und zeitfressende Kommunikationswege und auch Punkt 2 (Unnötige Meetings vermeiden) wird leichter möglich. Durch eine klare Rollenverteilung lassen sich Meetings auf das Nötigste reduzieren.

 

  1. Die Möglichkeit auf Home Office

Zuletzt versetzte die Corona Krise uns alle vor den Schreibtisch zuhause. Das Home Office wurde zum Normalzustand und hat vielen Unternehmen bewiesen: So kann es auch gehen. WĂ€hrend einige Menschen gerne wieder zurĂŒck ins BĂŒro möchten, wĂŒnschen sich viele andere, doch immer zuhause bleiben zu können. Und diese Möglichkeit sollte gegeben sein!

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leisten mehr und arbeiten motivierter im Home Office, als sie es vor Ort im BĂŒro getan haben. Sie sparen sich Zeit, indem Anfahrt und Heimfahrt obsolet werden und sind oft zufriedener, wenn sie beispielsweise mit ihrem Partner oder ihrer Partnerin ihre Pause verbringen können. Den Personen, die produktiver und glĂŒcklicher im Home Office arbeiten, sollte diese Möglichkeit geboten werden.

 

  1. WertschÀtzung! (Bonustipp!)

FĂŒr FĂŒhrungspersonen ist es unabdingbar, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu loben und seine WertschĂ€tzung auszusprechen. VergĂŒtung ist nĂ€mlich nicht nur im monetĂ€ren Sinn zu verstehen – WertschĂ€tzung kann auch eine WĂ€hrung darstellen. Und die ist sehr wichtig fĂŒr Arbeitnehmer:innen. Wer sich von seinen Arbeitgebern ernstgenommen und geschĂ€tzt fĂŒhlt, arbeitet motivierter und leistet dementsprechend mehr. Dabei kann diese WertschĂ€tzung in Lob, aber auch in kleinen Geschenken ausgedrĂŒckt werden.

 

ProduktivitÀt kommt vom Arbeitgeber, sowie vom Arbeitnehmer

Wer möchte, dass ein Team produktiver arbeitet, muss auch auf die Managementebene blicken. Denn ProduktivitĂ€t kommt nicht nur vom Team allein, sondern muss auch von den oberen Reihen enabled werden. Wie auch in unseren Tipps deutlich wird, liegt es meist in der Hand der FĂŒhrungspersonen, ein hohes Maß an ProduktivitĂ€t im Team zu ermöglichen. Beispielsweise durch klare Regeln zur Meetingkultur, oder aber durch die Ermöglichung von Home Office.

Um produktiv arbeiten zu können, brauchen Arbeitnehmer ein angenehmes Arbeitsumfeld, sowie eine funktionierende Kommunikation mit ihren Kolleginnen und Kollegen. Die meisten Faktoren mĂŒssen also in erster Linie von der FĂŒhrungsebene vorgelebt und das Fundament dafĂŒr gelegt werden. SelbstverstĂ€ndlich liegt es aber auch an den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, diese Möglichkeiten auch zu nutzen.

 

Auf YouTube gibt’s noch mehr zur ProduktivitĂ€t

Im neuen Agile Heroes Education Video erklĂ€rt dir Agile Heroes Co-Founder Fabian Kaiser noch mehr zu unseren ProduktivitĂ€ts-Tipps. Außerdem findest du auf unserem YouTube Kanal noch viele weitere Videos zum Thema AgilitĂ€t, Business und Projektmanagement!

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