PRINCE2 ist die wohl bekannteste Methode des klassischen Projektmanagements. Doch wieso ist sie überhaupt so erfolgreich? Und wie läuft ein klassisches Projekt mit PRINCE2 eigentlich ab? In diesem Artikel gehen wir genauer auf die sieben PRINCE2 Themen ein und erklären dir ganz genau, was es damit auf sich hat. Damit auch du diese gegebenenfalls für dein eigenes Projekt verwenden kannst. Viel Spaß beim Lesen!
Die 7 PRINCE2 Themen
Wie bereits beschrieben, sind die 7 Grundprinzipien Werte, die einen erfolgreichen Projektablauf möglichst positiv beeinflussen sollen. Für die Werte muss es allerdings noch eine Beschreibung zur Umsetzung geben. Diese Beschreibung stellen die sieben Themen dar. Sie geben eine Antwort auf die Frage „Wie ist es zu tun?“ Die Inhalte müssen während des Projekts kontinuierlich behandelt werden. Im Folgenden sind die sieben Themen aufgeführt und kurz beschrieben. Die sieben PRINCE2 Themen sind:
Thema 1: Business Case
Das Thema „Business Case“ wird durch das Grundprinzip der „fortlaufenden geschäftlichen Rechtfertigung“ getrieben. Es geht darum, Mechanismen einzurichten, welche a) dazu da sind, eine geschäftliche Rechtfertigung zu erlangen, und b) sie kontinuierlich zu pflegen. Im Kern geht es darum, ein Projekt so auszurichten, damit es über die gesamte Laufzeit auf Ziele zum Beispiel der Organisation abzielt, es einen Nutzen bietet. Im Laufe des Buches gehen wir noch auf ein bestimmtes Dokument, den Business Case, tiefer ein. Dieses Dokument ist sozusagen die aus dem Thema „Business Case“ herauskristallisierte Essenz, die schriftlich festgehalten wird. Hierbei ist zu beachten, dass nicht jedes Thema ein eigenes Dokument mit sich bringt.
Thema 2: Organisation
Hierbei widmen wir uns der Operationalisierung des Grundprinzips der „definierten Rollen und Verantwortlichkeiten“. Das Thema beschreibt die benötigten Rollen, die Rollenverteilungen, welche sich ausschließen und welche Kompetenzen und Verantwortungsbereiche hinter den verschiedenen Rollen festgeschrieben sein müssen. Es beantwortet die Frage, „wer?“ innerhalb einer Projektorganisation für die jeweilige Umsetzung verantwortlich ist.
Thema 3: Qualität
Das Thema „Qualität“ beschreibt in seiner vollen Ausprägung den richtigen Umgang mit den Stakeholdern in Bezug auf die vom Projekt zu erfüllenden Anforderungen. Das hier wichtigste Grundprinzip ist die „Produktorientierung“. Oft kommt es vor, dass Kunden zu Beginn eines Projekts mit nur sehr subjektiven Äußerungen an das Projektteam herantreten. „Das Haus der Chinesen soll deren Kultur entsprechen“ könnte bei der Olympiade eine typisch formulierte erste Anforderung sein. Die Aufgabe des Themas „Qualität“ ist es in dem Zusammenhang, dem Projektmanager Leitlinien an die Hand zu geben, mit der er es schafft, die zuerst nur sehr weich formulierten Kundenqualitätserwartungen in hart definierte Projektabnahmekriterien zu überführen. Es geht darum, die Frage nach dem „Was“ zu beantworten.
Thema 4: Pläne
Hierbei geht es um die Frage, „wie“ etwas geliefert wird. Weiß man bereits aus einer guten Ausarbeitung des Themas „Qualität“, was der Kunde wünscht, muss man sich im nächsten Schritt mit einer Umsetzung der Kundenwünsche befassen. Damit befasst sich das Thema „Pläne“. Hierbei ist zu beachten, dass nicht nur die eigentliche Umsetzung geplant wird, sondern auch die Art und Weise, „wie“ die Planung innerhalb eines Projekts durchgeführt wird. Welche Tools werden dafür genutzt? Wie sollte das Layout eines von dem Projekt zu liefernden Projektplans aussehen? Wie feinkörnig sollte die Projektplanung aufgestellt sein? All diese Fragen werden neben der eigentlichen Planung innerhalb eines Projekts im Thema „Pläne“ genauer beschrieben. Auch dieses am Thema hat als Grundprinzip die „Produktorientierung“ und das „Steuern über Managementphasen“.
Thema 5: Risiko
Wie bereits beschrieben, wird in der Terminologie von PRINCE2 das Risiko nicht per se als negativ gewertet. Vielmehr geht es darum, Risiken als Unsicherheiten anzusehen, die Auswirkungen sowohl in die negative als auch in die positive Richtung haben können. Wie mit Unsicherheiten eines Projekts umgegangen werden soll, welcher Prozess nach der PRINCE2-Terminologie verwendet werden soll, welche Strategien es für Gegenmaßnahmen gibt, wird alles tiefgehend im Folgenden beim Thema „Risiko“ beschrieben.
Thema 6: Änderungen
Dieses Thema befasst sich mit einer Steuerung der Änderung der Kundenanforderungen. Es geht hierbei in erster Linie darum, Struktur in das Änderungssteuerungsverfahren zu bringen: Welche Arten von Änderungen gibt es? Welche prozessualen Unterschiede liegen hinter den verschiedenen Arten von Änderungen? Die Antworten liefert das Thema „Änderungen“. Darüber hinaus befasst sich das Thema „Änderungen“ mit dem Konfiguarationsmanagement innerhalb eines Projekts. Das Konfiguarationsmanagement beschreibt, kurz gesagt, die Art und das Management von verschiedenen Versionen von Produkten. Das klingt zunächst sehr kryptisch, und zugegebenermaßen ist das nicht für alle Projekte adaptierbar. Jedoch ist u.a. die Versionierung, besonders in der Softwareentwicklung, ein wichtiges Must-Have. Versionierung bedeutet, dass jede neu releaste Version der Software sich klar von der letzten unterscheidet und auch durch eine Versionsnummer entsprechend gekennzeichnet wird.
Thema 7: Fortschritt
Dieses Thema beschreibt, wie die Reporting-Kultur, die Eskalationswege und der Toleranzbereich eines Projekts aussehen sollen. So wird sichergestellt, dass zu jedem Zeitpunkt eine Aussage über den Projekt- fortschritt getroffen werden kann und der Projektmanager oder der Lenkungsausschuss dadurch in die Lage versetzt wird, zu jedem Zeitpunkt eine Entscheidung, die richtige Entscheidung treffen zu können.
Zusammenfassung: PRINCE2 Bausteine
Der PRINCE2 Bausteine lauten also: Business Case, Organisation, Qualität, Pläne, Risiko, Änderung und Fortschritt. Um ein Projekt erfolgreich nach der erfolgreichen Methode aus Großbritannien managen zu können, muss man sich zwingend an diese sieben Aspekte halten. Sie bilden einen regulierten Prozess, der dem Projekt eine gewisse Sicherheit und Planbarkeit gibt.
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