OKR Planning in der Praxis: Anhand des Beispiels der Agile Heroes

OKR Planning, also Planung nach Objectives und Key Results steht aktuell hoch im Trend. Und das zurecht, denn die Herangehensweise präsentiert viele Vorteile. Außerdem wird sie vor allem durch den Einsatz bei Unternehmen, wie beispielsweise Google populär.

Wie eine Quartalsplanung nach OKR bei den Agile Heroes in Form des großen Quartalsmeetings aussieht und wie Planung mit Objectives und Key Results auch für dich funktionieren kann, sehen wir uns in diesem Artikel etwas genauer an.

Wie funktioniert Planung nach OKR?

Objectives and Key Results ist eine agile Zielsetzungs- und Planungsmethode, die auf der kurzfristigen Planung von ein bis drei Monaten beruht. Dabei findet die Zielsetzung nicht top-down sondern bottom-up statt. Die Beteiligten legen besonders viel Wert auf die übergeordnete Vision des Unternehmens, die durch die Formulierung der sogenannten Objectives und Key Results realisiert werden soll.

Die Führungsebene gibt also in erster Linie die Vision vor und überlässt die detailliertere Formulierung der Ziele (also der Objectives und den dazugehörigen Key Results) den einzelnen Teams und Teammitgliedern.

OKR bei den Agile Heroes: OKR lässt sich hervorragend mit anderen agilen Methoden und Frameworks kombinieren und findet daher auch seit nicht allzu langer Zeit Einsatz bei den Agile Heroes – in Form des Quartalsmeetings. Dabei planen die einzelnen Teams getrennt voneinander und später zusammen und aufeinander abgestimmt die Ziele für das kommende Quartal. Dabei lassen sie außerdem die vergangenen 3 Monate Revue passieren. Wie genau das aussieht, liest du weiter unten im Artikel.

Warum Unternehmen OKR einführen und mit OKR Planning arbeiten

OKR ist die vielversprechende Alternative, wenn Unternehmen an langwierigen und aufwändigen Planungs- und Budgetierungsprozessen verzweifeln. Sie merken, dass die Ziele auf die sie sich nach langem Hin und Her commited haben am Ende des Jahres überholt sind und in vielen Fällen Geld gekostet haben, das besser in andere Projekte investiert gewesen wäre.

Deshalb planen Teams und Unternehmen mit OKR immer nur ein bis drei Monate und brauchen dafür auch viel weniger Zeit. Die Teams formulieren ihre Ziele für diesen Zeitraum selbstständig. Ziele, die so ausgearbeitet werden, sind daher intrinsisch und meist realistischer. Die kurzen Planungsphasen ermöglichen es der Organisation, sich agil und flexibel immer wieder auf neue Umstände einzustellen und ihre Planung daran zu orientieren.

Warum die Agile Heroes ein OKR Planning einführen: Bevor die Agile Heroes auf OKR-Planung in Form von Quartalsmeetings umgestiegen sind, wurden Ziele jahrelang von der Geschäftsführung vorgegeben – immer für ein Jahr. „Wir sind aus dem Hafen gefahren, haben auf den Kompass geguckt und Norden anvisiert. Dann sind wir mit dem Schiff ein Jahr lang gefahren, ohne nochmal auf dem Kompass nachzusehen, ob wir denn immer noch in Richtung Norden fahren. Unsere Mannschaft hat auf dem Schiff gearbeitet und wusste gar nicht, wohin wir fahren. Wirklich bescheiden, wie wir früher geplant haben!“, sagt Co-Founder Fabian Kaiser.

Der größte Nachteil, der sich dadurch für die Agile Heroes ergeben hat, war, dass dem Team diese Ziele einfach vorgesetzt wurden ohne, dass dieses sich darauf commited hat. Die Ziele waren am Ende des Jahres überholt, von Anfang an schwer realisierbar oder nicht ambitioniert genug. Also Zeit etwas zu ändern und ein OKR Planning einzuführen!

Wie sieht die Planung mit OKRs aus?

Was sind überhaupt Objectives und Key Results?

Objectives beantworten die Frage „Was und welche Ziele wollen wir erreichen?“. Objectives sind ambitioniert, motivierend und in der Gegenwart formuliert. Sie zu lesen löst also ein Bild im Kopf aus, dass für das jeweilige Team den Wunsch auslöst, dieses Objective auch wirklich zu erreichen.

Key Results sind im Gegenzug quantitaiv und beschreiben die Teilaufgaben, die erledigt werden müssen, um ein Objective zu erreichen.

Key Results beantworten die Frage „Was müssen wir tun, um unsere Ziele (Objectives) zu erreichen?“. Sie sind messbar, terminiert und erklären unmissverständlich die Aufgabe.

Um mit OKR sinnvoll zu planen, ist es wichtig das OKR Set richtig zu formulieren und aufzubauen. Ein OKR Set setzt sich den einzelnen Objectives zusammen an die wiederum die einzelnen Key Results geknüpft sind, die erledigt werden müssen, um das Objective zu erreichen. Darüber steht die Unternehmensvision.

Pro Objective werden in der Regel 2 bis 4 Key Results formuliert, die nicht voneinander abhängig sind. Sie können also auch ohne die Erledigung eines anderen Key Results erreicht werden.

Tipps für die richtige Formulierung deiner OKRs findest du hier!

Detaillierte Tasks als kein fester Bestandteil des OKR Sets

Das OKR Planning führt nicht nur zu OKRs, sondern auch festen Aufgaben: Aus den formulierten OKRs lassen sich in der Folge einzelne Tasks ableiten und aufschreiben. Das sind die Aufgaben der einzelnen Teammitglieder, die sie erledigen, um das messbare Key Result zu erreichen. Sie sind allerdings nicht offiziell Bestandteil des OKR-Sets, da sie zu kleinteilig wären. Die Tasks können einfach in ein Kanban-Board eingespeist werden. So behältst du den Überblick über die Aufgaben, die in Hinblick auf die OKRs erledigt werden müssen.

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So läuft das Quartalsmeeting der Agile Heroes

Das Quartalsmeeting der Agile Heroes ist ein sehr besonderer Termin: Alle Teammitglieder treffen sich vor Ort, in Präsenz im Frankfurter Büro. Dabei lernen sich viele der neuen Teammitglieder zum ersten Mal in Persona kennen. Es wird viel gequatscht und sich ausgetauscht.

Das Quartalsmeeting, oder auch Quartalsplanning beginnt mit einem Quartals-Review. Die Geschäftsführer stellen die wichtigsten Zahlen der vergangenen drei Monate vor und erhalten Feedback und Fragen. Zahlen und Updates zu den OKRs der einzelnen Abteilungen geben die jeweiligen Teamleads.

Darauf folgt die allgemeine Retrospektive, bei der jedes Teammitglied zu Wort kommt und Verbesserungsvorschläge aufzeigt. Gemeinsam werden Punkte identifiziert, die verbessert oder gar erst umgesetzt werden müssen. Dabei wird der Fokus vor allem auf die Unternehmenswerte gesetzt. Die Heroes evaluieren die Werte und ihre Umsetzung in den vergangenen Monaten.

Im Anschluss ziehen sich die einzelnen Abteilungen zurück und besprechen ihre (zukünftigen) OKRs und spezifische Team-Themen teamintern. Sie können neue OKRs formulieren oder die Einzelziele neuer Teammitglieder besprechen.

Nach diesem Schritt treffen sich alle Teamleads gemeinsam mit den Geschäftsführern (auch alle anderen Mitarbeiter:innen dürfen bei diesem Treffen beobachtend und fragenstellend dabei sein) und bringen die einzelnen OKRs und die wichtigsten Zahlen zusammen. Das kommende Quartal wird also endgültig geplant. Außerdem bringt jedes Team einen konkreten Verbesserungsvorschlag mit, den es in der Zukunft umsetzen möchte.

Am Ende des Meetings gibt es ein gemeinsames Essen und eine Firmenfeier.

Wir finden: Ein richtig cooles und sinnvolles Meeting!

Vorteile von OKR Planning

OKR erfreut sich nicht grundlos immer mehr an Beliebtheit – wie bei den Agile Heroes. Das Rahmenwerk kennt zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:

• 70% sind erreicht. Bei OKR ist ein Zielerreichungsgrad von 70% schon gut und das Ziel gilt als erreicht. Diese Messung lässt eine konstruktive Fehlerkultur zu und ermöglicht außerdem den Wunsch zu „Übererfüllung“ gewisser Ziele.
• Bottom-Up anstatt top-down. Da die Teams und die einzelnen Teammitglieder ihre Ziele selbst formulieren, zeigen sie mehr Commitment diese auch zu erreichen.
• In jeder Organisationsform anwendbar. OKR ist eine hervorragend skalierbare Herangehensweise und lässt sich bei jeder Art von Unternehmensgröße einführen.
• Messbare Erfolge. Durch die gute Messbarkeit der Key Results kommt es zu keinen Missverständnissen zur Zielerreichung.
• Zeit sparen. Durch den Fokus auf die wichtigen Dinge sparen sich Unternehmen sehr viel Zeit, die sie ansonsten in die ineffiziente Zielsetzung und die Zielerfüllung stecken würden.
• Transparenz und Kommunikation. Durch die Offenlegung der OKRs herrscht mehr Transparenz in der Organisation und die einzelnen Teams tauschen sich mehr und besser darüber aus.