Die Limitierung von Work-in-Progress ist eines der Haupt-Elemente von Kanban. Eines, das die Methode von vielen anderen Framework abhebt. In diesem Artikel erklären wir dir, was es damit auf sich hat und geben dir einige Tipps, die dir bei der Umsetzung helfen können.
Limitierung von WiP-Limits
WiP-Limits sind zentral für den Erfolg, wenn man Kanban nutzen möchte. Aber wie setzt man WiP-Limits? Um Limits für die Arbeit im Prozess zu finden, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die wir vorstellen wollen:
Grundsätzlich gilt bei der Verteilung von WiP-Limits die einfache Daumenregel: „Je niedriger desto besser“. Der Grund dafür ist, dass wir die Arbeit im System soweit wie möglich begrenzen wollen. Dies führt zu einer niedrigeren Durchlaufzeit, zu schnellerem Feedback und hilft auch dabei, Hindernisse zu beseitigen bzw. aufzulösen. Es unterstützt die bessere und schnellere Reaktion auf Kundenbedürfnisse. Allerdings gibt es einen Haken:
Ein niedrigeres WiP-Limit ist zwar grundsätzlich anzustreben, aber man kann sein WiP-Limit auch zu niedrig setzen. Ein zu niedriger Wert kann dazu führen, dass dein Arbeitsprozess ins Stocken kommt. Dieser Halt im Arbeitsprozess kann sehr viele Probleme gleichzeitig aufdecken. Es kann dazu führen, dass Mitarbeiter aufgrund der Vielzahl an Problemen Aufgaben und die Hoffnung auf eine baldige Lösung aufgeben.
Dies wiederum kann zur Folge haben, dass WiP-Limits gebrochen und ignoriert werden und somit als nicht sinnvoll empfunden werden. Die Akzeptanz sinkt. Dies führt wiederum dazu, dass nicht versucht wird, Probleme zu lösen. Deswegen setzt man nicht ein WiP-Limit und bleibt dabei, sondern begibt sich auf die Suche nach dem richtigen Limit für seinen Prozess.
Wie finde ich heraus, ob mein WiP-Limit zu hoch oder zu niedrig ist?
Zu versuchen, sich direkt zu Beginn der Kanban-Implementierung auf ein festes WiP-Limit zu einigen, kann und wird schwierig werden. Diese potenzielle Entscheidung am Anfang zu treffen wird zu vielen Diskussionen führen und auch zu viel Unmut innerhalb des Teams. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, mit einem bestimmten Wert anzufangen, der dann im Verlauf dynamisch an die aktuellen Gegebenheiten angepasst wird.
Um festzustellen, ob WiP-Limits zu hoch oder zu niedrig sind, gibt es eine einfache Methode:
- Ist das WiP-Limit zu hoch, befindet sich die Arbeit im Stillstand.
- Ist das WiP-Limit zu niedrig angesetzt, befinden sich die Menschen im Stillstand.
Ein zu hohes Limit führt dazu, dass die Arbeit sprichwörtlich herumliegt und nicht an ihr gearbeitet wird. Ist das der Fall, ist das ein guter Zeitpunkt, um das WiP-Limit anzupassen und zu senken.
Ist das WiP-Limit hingegen zu niedrig, stehen – um in der oben gewählten Metapher zu bleiben – die Menschen herum und arbeiten nicht bzw. einige haben gerade keine aktive Arbeit zu erledigen. Wenn das WiP-Limit zu niedrig ist und die Menschen nicht arbeiten, gibt es zwei Möglichkeiten damit umzugehen. Du könntest zuerst – und das ist der naheliegende Schritt – das WiP-Limit erhöhen. Oder aber du nutzt diese Gelegenheit, um mit anderen Menschen in deinem Team zusammenzuarbeiten. So könnten Prozessverbesserungen erreicht werden.
Kein WiP-Limit ist auch keine Lösung
Einer der größten, wenn nicht gar der größte Fehler, ist, wenn sich Teams dazu entscheiden mit Kanban ohne WiP-Limits zu arbeiten. Keine Limits führen dazu, dass wir mit Arbeit überschüttet werden und „kein Land mehr in Sicht“ ist. Auf den Kanban-Boards äußert sich dies oft durch hunderte von Klebezetteln, die an einem Board kleben. Dies zeigt uns, dass sich die Arbeit nicht durch das Board bewegt bzw. fließt und wir nicht effizient arbeiten. Ein überfülltes Board kann die Folge haben, dass das Board nicht verwendet wird, da wir die Arbeit, die wir tatsächlich bearbeiten, gar nicht identifizieren.
Ohne WiP-Limits stellen sich keine Verbesserungen ein, da nicht sichtbar wird, was verbessert werden kann. Auch fokussieren wir uns ohne WiP-Limits nicht auf die Beendigung der begonnenen Arbeit. Im schlimmsten Fall fangen wir immer wieder neue Aufgaben an, bevor andere abgeschlossen sind. Beispielsweise stoßen wir bei einer Aufgabe auf ein Problem, das nicht sichtbar gemacht wird. So kommt es auch nicht zu möglichen Lösungen und Verbesserungen. Stattdessen beginnen wir eine neue Arbeit und wiederholen das immer und immer wieder. Je mehr Arbeit auf einem Board bzw. in einem Prozess steckt, desto länger sind die Durchlaufzeiten für alle unsere Arbeiten.
Das richtige WiP-Limit finden
Bei der Suche nach einem passenden WiP-Limit für dein Team begehe bitte nicht den Fehler und kopiere einfach ein anderes Team, bei dem die genutzten WiP-Limits funktionieren. Du kannst dich zwar gerne an diesem Team orientieren, aber bitte nicht mehr. WiP-Limits sind immer abhängig vom Umfeld, der Art der Tätigkeit bzw. dem spezifischen Arbeitskontext und der spezifischen Situation. Wichtig ist, dass du ein Limit findest und dass du sich durch dieses verbesserst.
Mache das WiP-Limit sichtbar, aber vermeide den Fehler, das Limit in Stein zu meißeln. Das Limit, welches du gewählt hast, ist ein Mittel zum Zweck, um sich zu verbessern, und sollte immer wieder angepasst werden – aber nur, wenn die Anpassung wirklich notwendig ist. Denke daran, dass du durch die Einführung von WiP-Limits ein stabiles System erzeugen willst. Zu hohe oder zu niedrige WiP-Limits können hinderlich sein, aber auch der ständige Wechsel der WiP-Limits kann zu Problemen führen. Ändere das WiP-Limit so oft wie nötig, aber so wenig wie möglich, um einen stabilen Arbeitsprozess zu etablieren.
Passe das WiP-Limit an
Um mit dem Setzen von WiP-Limits zu beginnen, richten wir den Blick auf den Leitgedanken in Kanban: Stop starting, start finishing. Als Grundlage dient uns die Idee, eine neue Arbeit erst anzufangen, wenn wir unsere aktuelle Aufgabe erledigt haben. Ziel ist es, das WiP-Limit zu senken. Setzt du dies um, führt es dazu, dass du die Arbeit im System senkst, die gleichzeitig bearbeitet werden muss. Außerdem verkürzt dieses Vorgehen die Durchlaufzeit durch den ganzen Arbeitsprozess und du bekommst früher Feedback und kannst dieses nutzen, um deinen Prozess aktiv zu verbessern. Um mit der Idee der Reduzierung des WiP-Limits anzufangen, ist dies ein guter Startpunkt.
Das Limit der Einfachheit halber zunächst auf eins zu setzen, ist auch nicht optimal. In der Theorie mag die Entscheidung zwar einen Sinn ergeben, stets nur eine Arbeit durch das System fließen zu lassen, aber praktisch kann hier eine Großzahl von Problemen auftreten. Sobald Mitarbeiter nicht im Büro sind (Urlaub, Krankheit), kann das den Arbeitsprozess komplett zum Erliegen bringen. Ein WiP-Limit von eins sorgt oft für zu viele Probleme, die nicht gelöst werden können. Von einem WiP-Limit von eins ist demnach abzuraten bzw. es sollte ein WiP-Limit größer eins gesetzt werden.
Verteilung der WiP-Limits
Prinzipiell könntest du bei einem Team mit sieben Personen jedem Mitglied ein Limit von 1 zuweisen. Du hast also insgesamt ein Limit von 7. Dies würde aber zu den oben genannten Problemen führen. Ist einer deiner Kollegen blockiert, kann er keine neue Arbeit mehr annehmen, bis die entsprechende Arbeit entblockt und fertiggestellt wurde.
Eine weitere Möglichkeit wäre pro Person ein WiP-Limit von 2 zuzuweisen. Das Team hätte in unserem Beispiel nun ein WiP-Limit von 14. Auch dieses Vorgehen zieht Probleme nach sich: Es könnte passieren, dass jeder Mitarbeiter eine Arbeitsaufgabe im Prozess hat, die blockiert ist. Er würde demnach einfach an einer anderen Aufgabe weiterarbeiten. Dies kann wiederum dazu führen, dass die Probleme, die sichtbar werden, nicht gelöst werden, stets ein anderes Ticket bearbeitet werden kann, anstatt die blockierte Arbeit anzupacken – also das entsprechende Problem zu lösen.
Um dies zu vermeiden, könntest du das WiP-Limit verringern und stattdessen ein Limit von 11 wählen. Dies würde dazu führen, dass man nicht einfach nur eine weitere Arbeit aufnehmen kann, sondern dass man tatsächlich die blockierte Arbeit angehen und die Blockade lösen muss.
Die Silos aufbrechen
Liegt dir viel daran, die Zusammenarbeit in ihrem Team zu fördern und vielleicht funktionelle Silos aufzubrechen, kannst du auch das WiP-Limit noch weiter reduzieren, um auch Spezialwissen zu teilen. So könnte man z.B. bei einem achtköpfigen Team ein WiP-Limit von 0,5 pro Teammitglied einführen. Bei einem achtköpfigen Team würdest du demnach mit einem WiP-Limit von 4 arbeiten. Dieses niedrige WiP-Limit führt dazu, dass sich dein Team zusammensetzt und kooperiert. Dies führt zu der Zusammenarbeit, die sich gerade in agilen Teams gewünscht wird. Aber auch hier sei empfohlen, setze dein WiP-Limit nicht zu niedrig.
Die meisten Teams setzen die WiP-Limits aber nicht für das gesamte Team, sondern setzen die Limits über die Spalten im Arbeitsprozess fest. So bekommt man eine genauere Vorstellung über den Arbeitsfluss und die Blockaden. Nichtsdestotrotz kann es auch von Vorteil sein ein WiP-Limit für das ganze Board zu setzen.
WiP-Limit auf Personen setzen
Nicht immer führen Menschen nur einen Schritt in einem Arbeitsprozess durch, sondern bearbeiten die Arbeit über den gesamten Prozess hinweg. Hier ist es sinnvoll, das WiP-Limit für eine Person festzulegen. Dies können sie beispielsweise mit Avataren erledigen. Um diese Verteilung der WiP-Limits besser zu visualisieren eignen sich Swimlanes hervorragend.
Aufgaben oder Unteraufgaben limitieren
In den meisten Teams werden die Aufgaben gegen das WiP-Limit gezählt – nicht die Unteraufgaben. Dies hat den Grund, dass die meisten Unteraufgaben nur eine Erinnerung beziehungsweise ein genauerer Plan der Aufgabe sind, den es abzuarbeiten gilt. Die Unteraufgaben dienen also häufig dazu, den Stand der Arbeit besser zu verfolgen.
Flow etablieren
Das Ziel von Kanban ist es, einen kontinuierlichen Arbeitsfluss zu etablieren. Um dabei zu unterstützen, die Arbeit fließen zu lassen, gibt es verschiedene Ansätze, die wir hier kurz vorstellen möchten.
Über einen Ansatz haben wir schon sehr ausführlich gesprochen: die Arbeit im Prozess zu limitieren. Dies ist sicherlich der wichtigste Schritt, um die Arbeit fließen zu lassen. Weniger Arbeit im System ist gleichbedeutend mit einer schnelleren Durchlaufzeit, und Möglichkeiten zur Verbesserung werden sichtbar.
Eine weitere Möglichkeit, um den Flow zu verbessern, ist es, die Wartezeit von Aufgaben zu reduzieren. Oft wird die Arbeit in einem Teil des Prozessschrittes fertiggestellt und wartet dann darauf, im nächsten Arbeitsschritt herangezogen zu werden. Dabei ist es gar nicht unüblich, dass die Arbeit sich die meiste Zeit im Wartemodus befindet. Um deinen Arbeitsprozess zu verbessern und die Arbeit fließen zu lassen, solltest du dich fragen, wie diese Wartezeit verkürzt werden kann.
Teile deine Aufgaben auf!
Hierfür ist es sinnvoll, dass die Arbeit, die für den nächsten Prozessschritt benötigt wird, bereits fertiggestellt ist. Dies kann durch gute Planung vollzogen werden, indem z.B. die Abhängigkeiten bei der Bearbeitung der Aufgabe minimiert werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Arbeit in kleinere und in etwa gleichgroße Pakete zu separieren. Kleinere Arbeitsaufgaben haben den Vorteil, dass die Durchlaufzeit sinkt. Um die Wartezeit noch weiter zu verkürzen, ist auch sinnvoll das WiP-Limit zu senken.
Eine weitere Option für die Verbesserung des Arbeitsflusses ist es, sich die blockierten Arbeiten zu identifizieren und diese zu lösen. Dabei unterscheiden sich geblockte Arbeiten von Arbeiten, die warten:
- Arbeit, auf die gewartet wird, befindet sich meist innerhalb des Teams, auf das du vollen Zugriff hast.
- Die geblockte Arbeit hingegen liegt oft nicht in deiner Hand.
Oft wird ein geblocktes Item von einem anderen Team oder einem externen Dienstleister bearbeitet. Diese Blocker zu lösen bietet eine Möglichkeit zur Arbeitsprozessverbesserung. Oft sind Blockaden systemischer Natur und tauchen immer wieder auf. Sie können daher, wenn man sie löst, komplett eliminiert werden. Hierzu ist es sinnvoll. die Blockaden z.B. wöchentlich zu sammeln und zu clustern, um herauszufinden, ob verschiedene Blockaden nicht dieselbe Ursache besitzen.
Ebenfalls wichtig für den Arbeitsfluss ist es, die Arbeit mit einer hohen Qualität abzuschließen, um ein mehrmaliges Bearbeiten zu vermeiden.
