Wir werden immer wieder gefragt, welche Metriken man in Kanban unbedingt messen sollte. In diesem Artikel erklären wir es dir!
Kanban Metriken: Was solltest du messen?
Wie findet man heraus, ob man eine Methode erfolgreich anwendet und an welchen Stellen noch Bedarf zur Optimierung besteht? Ganz einfach: Mit den richtigen Metriken. Im folgenden Abschnitt haben wir dir die unserer Meinung nach wichtigsten Kanban Metriken aufgeschrieben und erklärt, damit du herausfinden kannst, ob du Kanban korrekt anwendest und wo du noch weiter optimieren musst.
Cycle Time und Lead Time
Es geht in diesem Abschnitt um Cycle und Lead Time messen, d.h. wie die Aufgaben durch das System fließen und wo sich die Aufgaben verlangsamen.
Cycle Time misst dabei, wie schnell eine Aufgabe durch einen einzelnen Schritt des Prozesses fließt. Also z.B. wie lange die Aufgabe in der Spalte „Testen“ liegt oder in der Spalte „Analyse“.
Die Lead Time beschreibt hingegen, wie lange die Aufgabe im kompletten System ist, also von der Aufnahme in den Backlog bis zur Beendigung der Aufgabe.
Beide Informationen sind wichtig, aber die Lead Time ist hier zu bevorzugen, da sie den ganzen Prozess von Anfang bis Ende misst und die Cycle Time den Fokus auf nur einen Prozessschritt legt. In Abbildung 24 werden die Lead und Cycle Time dargestellt. In dieser Abbildung werden die Unterschiede von Lead und Cycle Time nochmals genauer aufgezeigt. So wurde die Aufgabe in der Spalte „Testen“ drei Monate bearbeitet – das ist die Cycle Time. Die Lead Time hingegen beträgt hier 3 Jahre, also wie lange die Aufgabe auf dem kompletten Board lag.
Dabei ist es das Ziel, dass die Lead Time so kurz wie möglich ist, dass die Produkte also so schnell wie möglich geliefert werden. Bei der Verringerung der Cycle Time ist es nicht immer so einfach zu sagen „je kürzer desto besser“. Eine Fokussierung auf einen einzelnen Prozessschritt kann – muss aber nicht – dazu führen, dass sich die Lead Time erhöht, da dadurch die nachfolgende Spalte mit zu vielen Aufgaben überschüttet wird. Auch hier geht es darum, die getätigten Optimierungen zu messen, um objektive Entscheidungen treffen zu können.
Wie werden Cycle Time und Lead Time gemessen?
Wenn du bereits ein Board zur Visualisierung deiner Arbeit verwendest, ist das Messen der Lead Time sehr einfach. Wenn du ein Ticket auf das Board bringst, schreibe einfach das Datum auf das Ticket. Und wenn du die Arbeit an diesem Ticket erfolgreich beendet hast und das Ticket in die Spalte Done gezogen wird, ist die Arbeit fertig und du notierst dann das Enddatum auf das Ticket. Die Differenz zwischen dem Anfangs- und dem Enddatum ist die Lead Time, das bedeutet die Zeit, die das Ticket im System verbracht hat.
Die Cycle Time zu messen ist nicht schwieriger: Schreibe einfach auf das Ticket einen Zeitstempel, wann das Ticket in die Spalte gezogen worden. Also z.B. „4.5.2020 Analyse“ und „15.3.2020 Entwicklung“. Dies wären 11 Tage, in denen das Ticket in der Spalte „Analyse“ war, und 9 Arbeitstage. Welche der beiden Zahlen du nimmst, ist mit dem Team abzusprechen.
Wenn du zusätzlich noch die Lead Time weißt, sagen wir drei Wochen, kannst du jetzt mit diesen Daten überlegen, wo du eventuell den Prozess verbessern kannst. Natürlich reicht ein Ticket nicht aus, um hier aussagekräftige Antworten auf Probleme zu finden. Du solltest also eine ausreichend hohe Datenbasis als Grundlage für deine Entscheidungen heranziehen. Wenn du ausreichend Daten zur Verfügung hast und die Lead Time kennst, kannst du sie nun analysieren. Zum Beispiel kannst du dich fragen, wo die Cycle Time innerhalb des Service Level Agreements für diesen Typ und diese Größe der Aufgabe liegt und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen.
Was du ebenfalls messen solltest, wenn du die Lead Time und Cycle Time gemessen hast, ist die Zeit, in der tatsächlich an dieser Aufgabe gearbeitet wird. Gehen wir davon aus, dass die Lead Time für das Ticket bei 15 Tagen liegt, wie oft bzw. wie lange war das Ticket blockiert oder wie lange lag es in Queue und wartete darauf, bearbeitet zu werden. Herauszufinden wie lange bzw. wann nicht und warum nicht an diesem Ticket gearbeitet wurde, kann dir aufzeigen, wo ein Bottleneck ist. So kannst du schließlich das Problem beheben und dein System verbessern.
Um die Daten zu messen und transparent zu machen, kannst und solltest du die Daten visualisieren – entweder auf einem Whiteboard oder mithilfe von Excel. Sorge nur dafür, dass diese Daten für jeden sichtbar sind, sodass jeder diese sehen und Fragen stellen kann, um sich kontinuierlich zu verbessern.
Durchsatz
Der Durchsatz sagt uns, wie viele Tickets wir in einem bestimmten Intervall, sagen wir eine Woche, geliefert haben. Während es das Ziel ist, die Lead Time also die Durchlaufzeit, zu minimieren, ist es unser Ziel, den Durchsatz zu erhöhen.
Wie wird der Durchsatz gemessen?
Auch der Durchsatz kann mit einem einfachen Diagramm (Abbildung 25) visualisiert werden.
Wie bereits erwähnt, gilt auch hier das Motto „stop starting start finishing“, die Messung des Durchsatzes ist dir hierbei behilflich. Hierbei misst du einfach, wie viele Tickets innerhalb eines Zeitraums fertiggestellt wurden, z.B. alle zwei Wochen, also jeden zweiten Freitag, schaust du nach, wie viele Tickets in der Spalte „Fertig“ sind. Mit dieser Metrik kannst du Rückschlüsse ziehen, wie sich dein WiP-Limit auswirkt oder ob du die Service Level Agreements einhältst.
Blockaden und Probleme messen
Blockaden und Probleme verlangsamen den Arbeitsfluss. Probleme verraten uns, dass die Aufgabe nicht den Qualitätsansprüchen genügte. Dies ist ein großes Problem und sollte dringend analysiert und dann schnellstmöglich behoben werden. Niemand kauft ein qualitativ schlechtes Produkt. Blockaden hingegen bringen der Fluss zum Erliegen. Qualitätsprobleme können entstehen, wenn die Lead Time immer weiter verkürzt und keine Aufmerksamkeit mehr auf die Qualität gelegt wird.
Du könntest also das Auftreten von Problemen messen, um auf die Qualität zu schließen. Blockaden können auftreten, wenn man beispielsweise auf Aufgaben wartet. Zum Beispiel gibt es Probleme in einem vorherigen Schritt oder ein externer Dienstleister liefert nicht. Hierbei kannst du Defekte und Blockaden am Board einfach sichtbar machen. Zum Beispiel kannst du bei einer Blockade einen roten Stickie an das Ticket kleben und einen orangen für Probleme. Dann können Sie wöchentlich die Blockaden und Probleme messen, zum Beispiel freitags. Sinnvoll ist es hier auf die Stickies zu schreiben, was das Problem oder die Blockade darstellt, wenn es bereits bekannt ist. Oft sind Probleme und Blockaden systemischen Ursprungs und tauchen immer wieder auf. Sammle also die Probleme und Blockaden, sortiere sie nach Themen und dann könntest du die Erkenntnisse in einer Retro besprechen und so Verbesserungen einführen. Wichtig ist auch hier, dass die Probleme transparent und sichtbar für alle sind.
Das kumulative Flussdiagramm
Eine sehr beliebte Metrik beziehungsweise Visualisierung ist das kumulative Flussdiagramm, da es sehr viele Daten auf einmal zeigt.
Das Flussdiagramm in Abbildung 26 zeigt dir mehrere Aspekte: Es visualisiert die komplette Durchlaufzeit (Lead Time), die Cycle Time der einzelnen Schritte sowie die WiP-Limits der einzelnen Spalten als auch das totale WiP-Limit. In Spalte zwei sehen sie z.B., wie sich die Veränderung des WiP-Limits positiv auf die Durchlaufzeit auswirkt.
Zusammenfassung: Kanban Metriken
In Kanban fokussiert man sich darauf, den Prozess weiter zu optimieren und herauszufinden, wo es aktuell noch stockt. Hierfür nutzt man die oben beschriebenen Metriken. Sie helfen dir dabei, diese Probleme schnell zu erkennen und anzugehen. Wenn du mehr über Kanban erfahren möchtest, dann schau dir gerne mal unser Video dazu an.
