Diese Meetings sind in Kanban unerlässlich!

Meetings sind immer ein Thema – egal mit welcher Methode gearbeitet wird. Heute wollen wir dir die Meetings vorstellen, die dazu beitragen, dass Kanban optimal durchgeführt wird und stetig zur Weiterentwicklung beiträgt.

Kanban Meetings: Welche gibt es?

Auch beim Thema „Welche Meetings sollten wir abhalten, wenn wir Kanban nutzen?“ gibt dir Kanban nichts vor. Die Entscheidung liegt exklusiv bei dir – nicht nur welche, sondern auch wie die Meetings gestaltet werden. Du bist also maximal flexibel. Aber welche Meetings werden in Kanban verwendet und können dir helfen, deinen Wertschöpfungsprozess zu verbessern?

Folgende Meetings werden in Kanban vorgeschlagen und haben sich in der Praxis als nützlich erwiesen:

• Queue Replenishment Meeting
• Release Planning Meeting
• Retrospektiven
• Operations Reviews
• Daily Meeting

Um den Betrieb zu gewähren und um zuverlässig zu liefern sowie Verschwendung zu vermindern, ist es sinnvoll, die Meetings immer am selben Ort und zur selben Zeit stattfinden zu lassen.

Das Daily Standup Meeting

Das tägliche Meeting in Kanban ist darauf ausgelegt, die Aufgaben zu organisieren und entdeckte Probleme und Blockaden zu lösen. Hierbei trifft sich das Team immer am selben Ort – am besten vor dem Kanban-Board – und bespricht die Aufgaben. Sinnvoll ist hierbei, sich verstärkt auf die Aufgaben zu konzentrieren, die kurz vor der Fertigstellung sind und dann veröffentlicht werden. Streng nach dem Motto „Stop starting start finishing“.

Die Themen sind aber auch hier nicht festgelegt. Es muss also nicht zwangsläufig über etwas geredet werden. Sinnvoll ist es aber, über blockierte Tickets zu sprechen, um diese schnellstmöglich zu lösen und in die Arbeit einfließen zu lassen. Dabei fokussiert sich das Meeting auf die Arbeit; gegenseitige Schuldzuweisungen haben kein Platz im Standup. Dies gilt auch für alle anderen Meetings.

Sinnvoll ist es, dem Meeting auch einen zeitlichen Rahmen zu geben. Dieser ist vom Team frei wählbar und sollte nicht zu lange, aber auch nicht zu kurz sein. Ziel ist, dass das Meeting effektiv und effizient ist. Kommt es vor, dass noch weitere inhaltliche Diskussionen zu klären sind, wird dies auf ein Meeting nach dem Standup verlagert, damit alle anderen Teammitglieder weiterarbeiten können. Das Meeting ist primär für die Organisation des Teams gedacht, aber es können auch Stakeholder teilnehmen. Alternativ kann das Team weitere Teilnehmer einladen.

Dailys in Kanban

Dailys sollten möglichst kurz sein. Die Timebox für die meisten Dailys sind 15 Minuten. Wichtig ist hierbei, dass das Daily aber durchaus kürzer sein darf. Die Timebox ist deshalb wichtig, weil sich darauf fokussiert werden soll, was wichtig ist und wirklich besprochen werden muss. Dabei soll das Daily kein langweiliges Status-Meeting sein. Am besten wird es vor dem Board abgehalten, um Diskussionen zu fördern.

Dabei sollten die Standups nicht nur kurz sein, sie sollten auch pünktlich starten und enden, dabei ist es hilfreich, dass die Standups immer zur selben Zeit und im selben Raum stattfinden, um die Koordination des Meetings möglichst einfach zu halten. Einer der größten Fehler in Standups ist es, dass über Unwichtiges gesprochen wird. In den Standups sollte immer über wichtigen Themen diskutiert werden. Warum sollte man sonst auch an ihnen teilnehmen?

Unterschiede zu traditionellen Standup-Meetings in Kanban

In Scrum Standups werden oft drei Fragen beantwortet, um sich abzustimmen. Diese Fragen sind:

• Was habe ich gestern getan?
• Was tue ich heute?
• Und was hindert mich daran meine Arbeit zu erledigen?

Diese Fragen fokussieren sich sehr stark auf die einzelnen Personen, nicht aber auf die Fertigstellung einer Aufgabe. In Kanban liegt der Fokus in den Standups dagegen darauf, die Arbeit zu beenden. Es wird dementsprechend mehr über die Aufgaben gesprochen, die kurz vor der Fertigstellung sind. Zudem fokussiert man dich darauf, blockierte Aufgaben zu lösen und so den Arbeitsfluss zu verbessern. Die Konzentration in einem Kanban Standup liegt also nicht auf der Person und deren Tätigkeit, sondern auf Fertigstellung und Problemlösung.

Um dies zu erreichen, wandert der Blick auf einem Kanban-Board im Daily Standup von rechts nach links. Der Fokus richtig sich dabei – wie bereits gesagt – darauf, die Arbeit auf Done zu setzen, sie also fertigzustellen.

Queue Replenishment Meeting

Dieses Meeting dient in Kanban dazu, neue Arbeiten in das System zu geben. Wer nimmt an den Meetings teil?

• Alle, die Aufgaben an das Team verteilen
• Alljenige, die vom Team fertiggestellte Aufgaben erhalten
• Alle, die einen Beitrag leisten können zur Entscheidung, welche Aufgaben das Team bearbeiten soll

In diesem Meeting nimmt nicht automatisch das Team teil, sondern es reicht auch ein Teamvertreter sowie die verschiedenen internen und externen Stakeholder und bei Bedarf auch Vertreter des Managements.

Da die Input-Queue durch das WiP-Limit begrenzt ist, müssen hier also auch wirtschaftliche Folgen in die Entscheidungsfindung einfließen bei der Frage, welche Aufgaben als nächstes bearbeitet werden. Das Ziel des Meetings ist es, eine klare Rangfolge für die anstehenden Aufgaben zu finden. Die verschiedenen Teilnehmer müssen sich hier demokratisch verhalten, um eine Aufgabenverteilung zu erreichen, die dem Wohl des Unternehmens dient. Es wird also versucht zu vermeiden, dass die Aufgaben von demjenigen bearbeitet werden, der am lautesten ist. Oder vom ranghöchsten Teilnehmer des Meetings. Stattdessen ist es das Ziel die Aufgaben so abzuwickeln, um den Wertschöpfungsprozess zu maximieren. Weiter gilt es, das Team zu entlasten, damit es nicht mit Aufgaben überbeansprucht wird. Das Meeting und das WiP-Limit der Queue soll das Team entlasten und dafür sorgen, dass es sich auf seine Arbeit konzentrieren kann – und nicht immer wieder mit neuen Arbeiten eingedeckt wird. Schließlich gilt es zu verhindern, dass sie die derzeitige Arbeit nicht beenden können. Wie oft ein Team dieses Meeting abhält, entscheidet auch hier das Team selbst – das Intervall sollte kontinuierlich überprüft werden.

Release Meeting

Das Release Meeting findet nicht zu einem speziellen Termin statt. Es richtet sich danach, wann ein Release stattfinden soll. Eine Richtschnur sollte aber dennoch vorgegeben sein, um den Koordinationsaufwand möglichst niedrig zu halten. Im Sinne von Continuous Delivery und Continuous Development können diese Meetings mehrmals täglich stattfinden, aber auch nur wöchentlich oder sogar monatlich. Dies muss auch vom Kontext des Business abhängig gemacht werden. Ist es z.B. möglich Releases per Knopfdruck stark automatisiert durchzuführen oder ist der Release schwieriger und ein erhöhter Release-Turnus kostet zu viel Geld und erhöht die Koordination. Hier müssen letztendlich das Team und das Management entscheiden, was geeignet ist.

Am Release­ Planungsmeeting nehmen alle teil, die für den Release nötig sind oder sich für den anstehenden Release interessieren, zum Beispiel:

• Konfigurationsmanager, Netzwerk­ und Betriebsexperten
• Entwickler, Tester, Business­Analysten
• Direkte Vorgesetzte, Management

Operations Review

Beim Operations Review treffen sich alle Kanban-Teams, um sich auszutauschen und um zusammen voneinander zu lernen und die Organisationen voranzubringen. Zudem können hier Stakeholder und das Management teilnehmen, um zusammen und ebenfalls voneinander zu lernen. Operations Reviews finden meist monatlich statt und dauern in der Regel etwa zwei Stunden. Die Teams stellen hier ihre Messung vor, mit denen sie den Arbeitsfluss überwachen. Das Meeting halt also einen starken datengetriebenen Charakter.

Retrospektive

Das Ziel der Retrospektive ist es, Feedback einzuholen, um den Arbeitsprozess organisatorisch und strukturell zu verbessern. Es geht nicht um Feedback bezogen auf die erzielte Arbeit, also das fertiggestellte Produkt, sondern um die Arbeitsweise, wie sie war und was verbessert werden kann. Im Kern geht es darum, dass Verbesserungs-potenzial identifiziert wird.

Die folgenden Ziele des Events bestimmen seine Agenda:

• Überprüfung, wie das letzte Intervall gelaufen ist.
• Identifikation und Strukturierung der Themen, die gut gelaufen sind, und potenzielle Verbesserungsfelder.
• Erstellung eines Plans, wie die Verbesserungsfelder umgesetzt werden können, sodass das Team seine Arbeit am effektivsten erledigen kann.

Im Rahmen der Retrospektive werden verschiedene Methoden genutzt, um Feedback einzuholen. Die einfachste Art und Weise ist es, eine Metaplanwand in drei Felder zu teilen: Liked, Learned, Lacked. Jedes Mitglied des Teams schreibt auf eine Metaplankarte, was ihm zu diesen drei Punkten einfällt, und pinnt es an die Wand.

Der Moderator moderiert schließlich das, was an die Wand gepinnt wurde, und erarbeitet mit dem Team die Verbesserungspotenziale und einen Plan, wie diese umgesetzt werden können. Für die Verbesserungsmaßnahmen ist im Ergebnis immer das Team zuständig. Auch die erarbeiteten Verbesserungsmaßnahmen sollten priorisiert werden, sodass deutlich wird, welche dieser Maßnahmen zuerst und von wem umgesetzt werden sollten.

Das Ergebnis der Retrospektive sind identifizierte Verbesserungsmaßnahmen, die im folgenden Intervall umgesetzt werden. Wenn diese Verbesserungsmaßnahmen um­gesetzt werden, setzt das Team die Anpassung um, die durch seine eigene Überprüfung erfolgt ist. Da es in Kanban um kontinuierliche Verbesserung geht, ist es aber zu jederzeit möglich und erforderlich bestehende Probleme zu kommunizieren und zu lösen. Auch hier ist es möglich, das Verbesserungspotenzial zu visualisieren, also ein Verbesserungs-Board einzuführen, um die Verbesserungspotenziale transparent zu machen.

Zusammenfassung: Kanban Meetings

Die Meetings in Kanban sind sicherlich nicht bahnbrechend, tragen aber dazu bei, dass man den internen Prozess konstant optimieren kann. Richtig angewandt bilden sie die Grundlage, für eine erfolgreiche Anwendung dieser Methode. Mehr zu Kanban erfährst du in unserem Agile Heroes Education Video.