Die Eisenhower-Matrix, auch Eisenhower-Prinzip genannt, ist eine Zeitmanagement-Methode, nach der Aufgaben in Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet werden. Sie soll ihren Anwender:innen dabei helfen, Aufgaben richtig zu priorisieren und wichtige und dringende Aufgaben vor unwichtigen oder nicht dringenden zu erledigen. Jede dieser Aufgabe kann du dabei nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit den vier Quadranten in der Eisenhower-Matrix zuordnen.
Ein Kritik-Punkt an der Eisenhower-Matrix ist, dass dieses Vorgehen doch „gesunder Menschenverstand“ sei. Trotzdem erfährt das Prinzip vor allem in der Coaching- und Projektmanagement-Szene viel Anerkennung.
Geschichte und Herkunft der Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix, die auch gerne Vier-Quadranten-Methode genannt wird, geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower (1953 – 1961) zurück. Es ist allerdings nicht bekannt, ob er dieses Vorgehen selbst verwendet oder gelehrt hat. Vielmehr zitierte er selbst in einer Rede einen unbekannten Universitäts-Präsidenten mit den Worten: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ Durch die Einschätzung, ob eine Aufgabe wichtig oder dringlich ist, soll die Erledigung, Priorisierung und sogar Aussortierung solcher Probleme einfacher fallen. Die Idee, die 1954 von Eisenhower gesät wurde, wurde später von Stephen Covey wieder aufgenommen, der aus den Worten des ehemaligen Präsidenten die gleichnamige Methode entwickelte.
I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.
So funktioniert das Vorgehen nach der Eisenhower-Matrix
Um von den Vorteilen der Eisenhower-Matrix zu profitieren, musst du zuallererst die kleinen, aber feinen Unterschiede zwischen den Begriffen wichtig und dringlich verstehen. Dringliche Aufgaben haben oft ein Ablaufdatum oder eine baldige Deadline, die nicht überschritten werden soll. Je länger sie nicht erledigt werden, desto mehr Stress und Druck entsteht und die „Folgen“ einer nicht erledigten dringlichen Aufgabe sind unangenehm. Daher stehen solche dringenden Aufgaben für dich meist an erster Stelle.
Wichtige Aufgaben sind hingegen meist nicht mit einem solchen Zeitdruck verbunden. Sie stehen aber meist in direkter Verbindung zu deinen gesetzten Zielen und führen oft zu einem größeren Erfolgsgefühl nach Abschluss des Tasks.
Eisenhower-Matrix: So priorisierst du deine Aufgaben richtig
Die Eisenhower Matrix besteht aus vier Quadranten auf einem Koordinatensystem. Entlang der beiden Koordinaten wichtig und dringlich können die einzelnen Aufgaben in je einen der Bereiche aufgeteilt werden.
Quadrant A: Wichtig und dringend
Quadrant B: Wichtig aber nicht dringend
Quadrant C: Dringend aber nicht wichtig
Quadrant D: Nicht dringend und nicht wichtig
Wichtige und dringende Aufgaben sollen selbstverständlich als erstes bearbeitet werden.
Aufgaben aus Quadrant B werden terminiert, damit sie auf jeden Fall erledigt und nicht vergessen werden.
Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben können abgegeben oder automatisiert werden. So bleibt für dich mehr Zeit für deine wichtigen Aufgaben und du kannst trotzdem sicherstellen, dass die Deadline der Aufgabe eingehalten wird.
Aufgaben aus dem letzten Quadranten sortierst du am besten aus. Entweder du hältst sie in einem Archiv fest oder entfernst sie direkt.
Nach dieser Einteilung hast du im besten Fall eine besser sortierte und aufgeräumte To-Do-Liste. Du weißt, welche Aufgabe wann (und von wem) zu erledigen ist.
Die Matrix funktioniert nur unter Voraussetzungen
Damit die Eisenhower-Matrix so funktioniert, wie sie gedacht ist, werden allerdings gewisse Faktoren vorausgesetzt. Du musst beispielsweise so viel Selbstorganisation und Freiheit in deinem Berufsalltag haben, um deine Aufgaben und den Zeitpunkt derer Erledigung selbst wählen können. Um Tasks zu delegieren, musst du außerdem Kolleg:innen haben, die Aufgaben von dir übernehmen können und dürfen. Daher ist die Eisenhower-Matrix nicht für alle Personen gleichermaßen hilfreich.
Tipps für die Anwendung der Eisenhower-Matrix
- Starte mit einer To-Do-Liste
In den meisten Fällen hast du bereits eine To-Do-Liste mit Aufgaben, die weder priorisiert noch terminiert sind. Dies ist die Ausgangssituation für viele, die sich nach einer effizienten Zeitmanagement-Methode sehnen. Also beginnst du am besten hier: Eine Menge an Aufgaben ohne Struktur dahinter.
- Skizziere die Matrix und beginne mit der Einteilung
Sobald du die vier Quadranten vor dir hast, beginnst du mit der Verteilung deiner Aufgaben. Stelle dir bei jedem deiner Tasks die Fragen „Ist diese Aufgabe wichtig?“ und „Ist diese Aufgabe dringend?“
- Eliminiere Aufgaben aus Quadrant D sofort
Am besten eliminierst du alle Aufgaben, die du definitiv als nicht wichtig und nicht dringend definiert hast sofort. Das bereitet dir nicht nur ein gutes Gefühl, sondern schafft auch mehr Platz für deine restlichen To-Dos.
- Unterscheide durch farbliche Akzente
Um dich visuell noch mehr zu stimulieren kannst du den einzelnen Quadranten eine Farbe zuteilen. So weißt du später auch beim schnellen Hinsehen, welche Aufgabe, welche Einteilung hat.
- Beende den Prozess wieder mit einer To-Do-Liste
Nach dem du all deine Aufgaben (für den Tag, den Sprint, eine Zeiteinheit, …) in der Eisenhower Matrix aufgeteilt hast, kannst du nun deine To-Do-Liste neu strukturieren. Reihe deine Aufgaben nach dem Zeitpunkt, an dem du sie erledigen willst. Entferne Aufgaben, die du delegieren oder terminieren konntest. Und markiere deine Aufgaben farblich, um es dir noch einfacher zu machen.
Nun hast du vor dir eine überarbeitete und priorisierte Liste mit Aufgaben und kannst dich beruhigt an die Umsetzung dieser machen.
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