Probleme umgeben uns Tag für Tag. Sowohl im privaten, als auch im beruflichen Umfeld. Der Design Thinking Prozess bietet hierbei eine Hilfestellung. Er ermöglicht es, beinahe jedes Problem mit sechs einfachen Schritten innovativ und nachhaltig zu lösen. Wie sehen diese sechs Schritte aus? Diese und viele weitere Fragen werden wir dir hier in diesem Artikel beantworten, damit auch du in den Genuss von Design Thinking kommen kannst.
Der Design Thinking Prozess
Design Thinking und andere agile Projektmanagementmethoden sind zu einem integralen Bestandteil der täglichen Arbeit vieler Unternehmen geworden. Ob Weltkonzerne, traditionelle Unternehmen oder Start-ups, alle verlassen sich auf agile Methoden und Design Thinking, um wettbewerbsfähig zu bleiben und immer wieder neue Trends und Innovationen auf den Markt zu bringen. Besonders auch in der heutigen, durch eine Pandemie geplagten Welt ist es essenziell flexibel und agil zu sein. Ansonsten kann man sich nicht an die sich ständig wandelnden Bedingungen anpassen.
Im Folgenden möchten wir dir die einzelnen Phasen des Prozesses genauer vorstellen.
Kick-off Workshop
Bevor das Team mit dem eigentlichen Design Thinking Prozess beginnt, ist es empfehlenswert ein Kick-Off Meeting zu veranstalten. Hierzu sollten alle Stakeholder (Sponsoren, Manager, etc.) sowie das Team eingeladen werden. Wurde ein Projektleiter oder Challenge Manager ernannt, sollte dieser das Meeting leiten.
Ziel des Meetings ist es die Design Thinking Challenge zu betrachten und zu formulieren. Die Design Thinking Challenge beschreibt die eigentliche Problemhypothese, z.B. „Wir benötigen eine neue Plattform, über die Nutzer einen Arztbesuch digital durchführen könne, um den Besuch in der Arztpraxis zu vermeiden.“ Oder “Wir brauchen ein System für die Urlaubsverwaltung.” Auch wenn am Anfang des Projektes noch niemand weiß, wie die eigentliche Lösung aussehen wird, müssen Aufgabenstellung und Rahmenbedingungen mit allen Stakeholdern kommuniziert werden.
1. Schritt
Der Workshop Leiter kann die Aufgabenstellung (ein vorläufiger Entwurf der Design Thinking Challenge) präsentieren. Diese kann im Anschluss “auseinandergenommen” werden.
2. Schritt
Die Teilnehmer können die einzelnen Begriffe genau definieren, Verbindungen und Einschränkungen diskutieren und bereits potentielle Nutzergruppen nennen. Dies kann mit Post-Its gemacht werden, oder aber der Workshop Leiter sammelt den Input und gruppiert diesen. Des Weiteren sollten alle Informationen, die bereits bestehen, gesammelt werden, z.B. welche Personen in den Prozess mit einbezogen werden; welche Ressourcen, Artikel oder Best Practices zur Verfügung stehen, und welche Experten, die unterstützen können. Des Weiteren sollte der Zeitrahmen für die ersten 3 Phasen des Prozesses festgelegt werden. In diesem Workshop geht es jedoch noch nicht, um das Budget für die spätere Umsetzung der Lösung.
3. Schritt
Im Anschluss können mögliche Alternativen für die Formulierung der Challenge besprochen und gesammelt werden.
4. Schritt
Die Teilnehmer können aus den Alternativen die passendste Challenge wählen. Sinnvoll ist es, wenn jeder Teilnehmer kurz erläutert, warum er für eine bestimmte Challenge stimmt. So wird beispielsweise aus: “Wir brauchen ein System für die Urlaubsverwaltung” -> “Wir möchten Mitarbeiter und Personalverwaltung helfen, Abwesenheiten digital und effizient zu verwalten, um mehr Transparenz und bessere Absprachen im Unternehmen zu schaffen.” Nur wenn die Challenge klar formuliert wurde, kann der eigentliche Design Thinking Prozess beginnen. Alle Teilnehmer sollten jedoch wissen, dass sich die Challenge im Laufe des Projektes durchaus ändern kann, da bis dato nur mit Annahmen gearbeitet wird, die während des Prozesses durch die Einbindung von Nutzern geprüft werden.
5. Schritt
Zum Schluss wird ein zweiter Workshop, der Lösungsphasen Kick off Workshop, der am Ende von Phase 3 stattfindet, vereinbart.
Phase 1: Verstehen
In der ersten Phase werden der Ist-Zustand und dessen Herausforderungen definiert und vertieft. Dies kann zum Beispiel mit ersten Expertengesprächen, Recherche aus Praxis und Forschung und Nutzeranalysen erreicht werden. Basierend darauf definiert das Team erste Erkenntnisse und Annahmen. Wichtig ist es noch nicht in Lösungen zu denken, sondern lediglich den Status Quo und das Problem zu verstehen. Albert Einstein hat einmal gesagt ”Wenn ich eine Stunde Zeit hätte, um ein Problem zu lösen, würde ich 55 Minuten damit verbringen, über das Problem nachzudenken, und fünf Minuten über die Lösung .” Diese Herangehensweise sollte auch im Design Thinking bedacht werden. Erst wenn wir die unbewussten, oftmals versteckten Bedürfnisse der Nutzer entdecken und verstehen, können wir wirklich innovative, erfolgreiche Produkte und Dienstleistungen entwickeln.
Phase 2: Beobachten
Ziel der zweiten Phase, dem Beobachten, ist es das Problem aus Nutzersicht zu vertiefen. Das Team möchte Nutzerverhalten und Nutzertypen im Detail verstehen und sogenannte Insights – tiefergehende Einsichten – generieren. Diese erhält es zum Einem durch Datenanalyse und durch sogenannte „Synthese- Methode“, also quantitative Methoden, und zum Andern durch sogenannte Feldstudien, die auch in den Sozialwissenschaften angewandt werden, also qualitative Methoden. Die Kombination dieser beiden Techniken ist ideal um Wissen über die Bedürfnisse des Nutzers zu generieren und zu vertiefen.
Phase 3: Standpunkt generieren
Das Ziel der dritten Phase “Standpunkt generieren” ist es das Problem aus Sicht des Nutzers neu zu definieren. Dabei können folgende Tools helfen: Personas (bleibt langfristig im Gedächtnis, hilft dem Team auf einen Stand zu kommen) und Problem Statements oder User Stories. In Phase 3 verwendet das Team die Erkenntnisse aus den ersten beiden Phasen um den Kern des übergeordneten Problems für bestimmte Nutzergruppen sehr genau zu analysieren. Nachdem sie in Phase 1 und 2 die Nutzergruppen genau kennenlernten, definieren sie nun konkrete Standpunkte – Points of View. Die Definition von Standpunkten ist besonders hilfreich, da das Team inspiriert wird weiterzuarbeiten, eine Grundlage entsteht, um Entscheidungen treffen zu können, es ein Fokus auf das Problem gibt und die wichtigsten Blickwinkel auf das Problem herausgearbeitet werden.
Phase 4: Ideen finden
In Phase 4 gehen wir vom Problemraum in den Lösungsraum über. Nachdem wir Phase 3 abgeschlossen haben, haben alle Teammitglieder das gleiche Verständnis vom Kern des Problems. Nun geht es in die wirklich kreative Phase. Das bedeutet das Team beginnt Ideen, basierend auf den Erkenntnissen aus den Phasen 1-3, weiterzuentwickeln und auszuarbeiten. Hier sind Post-Its, Filzstifte, Metaplanwände oder Whiteboards und Klebepunkte besonders hilfreich.
Wichtig ist es zu bedenken, dass in Phase 4 auf Quantität statt Qualität gesetzt wird. Ziel ist es so viele Ideen wie möglich zu sammeln. Das kann etwas chaotisch wirken. Aber keine Sorge, am Anfang ist es normal dass “Chaos” bei der Ideenfindung herrscht. Das ist kein Grund zur Besorgnis. Dieses vermeintliche Chaos wird in den nächsten Phasen einem Fokus weichen. Der sogenannte zeigt wie sich im Laufe des Design Thinking Prozesses ein klarer Fokus herauskristallisiert. Durch verschiedene Brainstorming Methoden werden in Phase 4 Ideen gesammelt, geclustert und vertieft. Beispiele für ein Brainstorming Methoden sind Crazy 8, die 6-3-5 Methode, SCAMPER oder die Walt Disney Methode.
Phase 5: Prototypen entwickeln
In den Phasen 5 und 6 geht es darum Ideen in Form von Prototypen zu konkretisieren, Feedback einzuholen, die Machbarkeit der Ideen zu testen und schließlich Iterationen durchzuführen. Prototypen können ganz unterschiedliche Formen annehmen. Was sie alle gemeinsam haben, ist, dass sie Ideen greifbar und testbar machen. Perfektion ist dabei nicht nötig bzw. sogar unerwünscht. Verschiedene Methoden des Prototyping sind: Storyboards, Visionboards, Wireframes, Mockups, Klickdummies, Papierprototypen, 3D / Lego Prototypen, Rollenspiele, Landing Pages, Attrappen oder Videoclips. Wichtige Guidelines in dieser Phase sind:
Verliebe dich nicht in Deinen Prototypen, d.h. gehe nicht davon aus, dass Tester deinen Prototypen genauso toll finden wie du. Sei offen für Kritik. Mut zur Lücke: Je unfertiger der Prototyp, desto wertvoller das Feedback und je unfertiger der Prototyp, desto einfacher ist es für das Team den Prototypen gegebenenfalls zu verwerfen. Wurde 3 Wochen an einem Prototypen gebastelt, ist es umso schwerer eine Niederlage einzugestehen und die „verlorene“ Zeit zu rechtfertigen. (Natürlich ist die Zeit keinesfalls verloren, denn das Team hat auch in diesem Fall wichtige Erkenntnisse darüber gesammelt, wie die Lösung nicht aussehen darf).
Nicht zu viel Zeit mit der Organisation der Tester verbringen. In vielen Fällen genügt es anfänglich Tester „auf der Straße“ zu finden. Diese müssen nicht zwingend zur Zielgruppe gehören.Je mehr Iterationen, desto besser das Ergebnis. Der Iterationsprozess sollte nicht unendlich in die Länge gezogen werden. Bei Unsicherheit gilt jedoch hier: Besser eine Iteration mehr als eine zu wenig durchführen, bevor es in die Entwicklung geht.
Phase 6: Testen
Phase 6 dient dazu Annahmen zu testen und Experimente durchzuführen. Das Testen ist die Phase in der Mehrwert, Machbarkeit und Anwendbarkeit durch Feedback von potenziellen Nutzern validiert oder widerlegt wird. Hier ist es nicht wichtig, dass eine große Anzahl von Nutzern den Prototyp oder die Prototypen testet, denn Studien haben ergeben, dass die Qualität der Ergebnisse nicht mit der Anzahl der Tester steigt. Bereits 5 Tester reichen in den meisten Fällen völlig aus, um wertvolle Erkenntnisse zu sammeln und 80 % der Fehler zu finden. Nutzertest, Interviews, A / B Tests zum Vergleich verschiedener Prototypen eignen sich für diese Phase. Während den Nutzertest werden Testern verschiedene Szenarien vorgeben, die diese durchspielen und ausprobieren. Teammitglieder beobachten und machen Notizen. Die Tester geben z.B. anhand von Fragebögen oder in Interviews Feedback.
Basierend auf den Ergebnissen wird der Prototyp dann angepasst und eine weitere Testphase beginnt. Die Anzahl der Iterationen ist abhängig von den Ergebnissen und muss von Projekt zu Projekt individuell bestimmt werden. Erst nach mehreren Iterationen wird die Wirtschaftlichkeit verifiziert.
Challenge Abschluss Workshop Nachdem die Lösung, für die sich Team und Stakeholder entschieden hat, in mehreren Iterationen getestet und optimiert wurde, gelangt das Team schließlich zum Ende des Design Thinking Prozesses. Die erste Herausforderung – eine Lösung zu entwickeln und durch Prototypen zu testen – ist erfolgreich beendet. Die zweite Herausforderung beginnt nun – die tatsächliche Umsetzung und der Markteintritt.
Der Abschluss
Nach der letzten Iteration sollte daher ein weiterer Workshop mit allen Stakeholdern und gegebenenfalls beteiligten Experten stattfinden. Ziel dieses Workshops ist es die neue Innovation vorzustellen und zu entscheiden, ob und wie weiter vorgegangen wird (Implementation). Das Team beschreibt kurz den Verlauf des Design Thinking Prozesses und stellt die Lösung, die letztendlich entwickelt wurde (also die Innovation) vor. Die Vorstellung dieser Innovation kann zuerst in einem Elevator Pitch stattfinden bevor auf die Details eingegangen wird.
Zusammenfassung: Der Design Thinking Prozess
Warum scheitern immer noch so viele spannende Innovationen am Markt? Weil sie dem Kunden keinen Mehrwert bringen. In der Agilität stellen wir den Kunden und seine Bedürfnisse immer an die erste Stelle. Design Thinking macht hiervon gebrauch und verlagert den Fokus von einer rein technischen Lösung, auf eine menschliche Lösung. In diesem Ansatz stellen wir den Kunden in den Mittelpunkt und tasten uns mit einem iterativen Vorgehen an die perfekte Lösung für sein Problem. Das Spannende: Der Kunde kann jeder sein. Sogar unser eigenes Unternehmen.
Wenn du mehr über Design Thinking erfahren möchtest, dann kann ich dir unser kostenloses Design Thinking Playbook ans Herz legen. Darin haben unsere Experten die gesamte Methode hervorragend zusammengefasst. Zudem möchte ich dir noch unser Video zum Design Thinking Prozess vorstellen. Darin spricht unser Co-Gründer und Experte für Agilität Fabian Kaiser über den vollständigen Prozess. Dabei erläutert er zudem, wieso sie er so gut funktioniert und gibt nette Beispiele dazu.
