Jira – Das Buch zum Erfolgsphänomen

Vielen Dank, dass Du unser Buch liest. Das erfüllt uns regelmäßig mit sehr viel Stolz, Freude und Glück. In den folgenden Zeilen und Videos werden wir Dir noch weitere Informationen rund um das im Buch behandelte Thema vermitteln. Das Ganze machen wir in kleinen, leicht verdaulichen Häppchen.

Jira – Das Vorwort

Bei Jira handelt es sich um eine Software zur Vorgangs- und Projektverfolgung, die man insbesondere auch im agilen Projektmanagement anwenden kann. Jira ist aktuell Marktführer in der Umsetzung von Scrum in der agilen Welt.

In unserem Buch erklären Dir, wie man sowohl auf Anwender- als auch auf Administratorenseite am besten von Jira Gebrauch macht. Dies bedeutet, bezogen auf die Anwenderseite, zeigen wir Dir, wie du innerhalb von Projekten – insbesondere von Scrum-Projekten – in Jira arbeitest. Du wirst erfahren, wie man beispielsweise Scrum-Boards erstellen und nutzen kannst und wie Du Backlog-Refinements in Jira abbilden kannst. Weiterhin wird veranschaulicht, wie man Scrum und Jira ideal miteinander verknüpfen kann.

Zusätzlich erfährst Du alles Wichtige zur Administration von Jira: Dies bedeutet, es wird darüber aufgeklärt, wie Du Jira nach deinen Bedürfnissen – oder denen deiner Firma – individualisieren kannst. Darunter zählen das Erstellen eigener Workflows und das Vergeben von Berechtigungen innerhalb deiner Projekte. Außerdem beschäftigen wir uns mit der Verknüpfung mit Scrum, eine der weltweit meistgenutzten Methodik für agiles Projektmanagement, um dein Praxiswissen zu erweitern.

Am Ende des Vorwortes findest Du unsere Kontaktdaten, deshalb zögere nicht, uns zu kontaktieren.

Wir wünschen Dir viel Spaß beim Lesen und viel Erfolg!

Jira – Wie funktioniert das Reporting?

In Jira gibt es die Möglichkeit unterschiedliche Reports zu erstellen. Der bekannteste Report ist der Burn Down Chart. Er zeigt an, zu welchem optimalen Zeitpunkt Du mit der Arbeit fertig sein kannst oder sollst. Wie der Name “Burn Down“ bereits sagt, wird hierbei die Arbeit stufenweise “abgebrannt“, bis man an den Nullpunkt und man alle Elemente abgearbeitet hat. Wichtig ist hierbei, dass die Burn Down Chart regelmäßig gepflegt wird, dies kann sowohl vom Scrum Master als auch von einer Person, die das Progress Monitoring betreut, erfolgen. Eine Burn Down Chart soll Hinweise darauf geben, ob der vorgesehen Zeitplan eingehalten werden kann und um den Stand regelmäßig zu aktualisieren.

Praxistipp: Der Scrum Master kann in den Daily’s täglich anhand der Burn Down Chart den aktuellen Stand besprechen und somit auch das Team motivieren. Wichtig hierbei ist natürlich, regelmäßige Updates des Charts zu erstellen.

An dieser Stelle halten wir also fest, dass es zum einen essenziell ist, die Burn Down Chart immer auf den neuesten Stand zu bringen und zum anderen, sie kontinuierlich zu visualisieren und mit dem Team zu teilen.

Im Scrum ist grundsätzlich der Product Owner für das Reporting bezogen auf das gesamte Produkt zuständig. Das Reporting oder auch Progress Monitoring innerhalb eines Development Teams wird jedoch vom Team selbst gesteuert.   

Velocity Chart

Es ist selbsterklärend, dass verschiedenste Development Teams in unterschiedlicher Geschwindigkeit, in Englisch „Velocity“ genannt, arbeiten. In der Praxis wird die Velocity in Storypoints transparent gemacht. Oftmals kommt es vor, dass man mit mehreren Teams zusammenarbeitet – die einen arbeiten mit 100 Storypoints, die anderen vielleicht mit 120. Dies bedeutet nicht, dass das eine Team besser arbeitet als das andere, sondern einfach nur, dass sie eine andere Skala in der Schätzung haben. Hierbei ist wichtig, wie man den Erfolg des Sprints messen kann, nämlich anhand des Erfüllungsgrades – also: Wie viel hat man sich vorgenommen und was davon konnte in der bestimmten Zeit umgesetzt werden. Im Laufe des Projekts wird sich herauskristallisieren, wie viel das Team innerhalb eines Sprints schaffen kann. Auf der Grundlage bereits vergangener Sprints und bereits erzielten Storypoints kann man relativ genau schätzen, wie viel man im Laufe eines Sprints leisten kann.

Infolgedessen kann das Team auch selbst nachverfolgen, ob ein Sprint gut oder eher weniger gut gelaufen ist indem man den Erfüllungsgrad im Auge behält.

Praxistipp: Es ist wichtig, mit den Zahlen nicht nur zu arbeiten, man sollte diese auch hinterfragen und reflektieren. Also: Woran hat es gelegen, dass die Velocity besser oder schlechter geworden ist? Haben bestimmte Tools nicht funktioniert oder wurden bestimmte Berechtigungen etc. nicht vergeben?

Jira – Was ist Scrum?

Scrum ist das weltweit meist genutzte agile Projektmanagement-Framework. Es dient dazu agiler und schneller zu handeln und sowohl Produkte als auch Softwares näher am Kunden zu entwickeln. Scrum hilft aber auch verschiedenste Projekte agil zu managen.

Es gibt drei Elemente, die im Framework wesentlich sind: die Scrum Roles, die Events und die Artefakte. Folgend wird nun auf die einzelnen Elemente eingegangen, damit Du dir einen Überblick verschaffen kannst.

Scrum Roles

Bei den Scrum Roles gibt es den Product Owner, das Development Team und den Scrum Master. Der Product Owner ist für den Produkterfolg verantwortlich und somit auch für das Product Backlog, die Prisorisierung im Product Backlog und das allgemeine Anforderungs-management, z.B. in Jira. Das Development Team ist – wie der Name schon sagt – für das Entwickeln und Umsetzen zuständig, es schafft Inkremente und schätzt die Storypoints für die einzelnen Anforderungen. Der Scrum Master hat die Aufgabe, die Scrum-Methodik einzuhalten, sich um die Prozesse und mögliche Hindernisse zu kümmern, Projekte am Laufen zu halten und Events zu initiieren.

Events

Unter Events versteht man immer wiederkehrende Veranstaltungen, die den iterativen Zyklus in Scrum abbilden.

Artefakte

Zu den Artefakten gehören drei grundlegende Elemente, nämlich das Product Backlog, das daraus resultierende Sprint Backlog und das Inkrement. Das Product Backlog stellt ein Themenspeicher mit allen Anforderungen, Features etc., die sich auf das Produkt beziehen, dar. Der Product Owner nutzt dieses, um Projekte zum Erfolg zu bringen und als Grundlage für die Sprintplanung. Das Sprint Backlog dient als Umsetzungsliste für den jeweiligen Sprint. Hierbei werden Sprint Backlog Items auf Tasks runtergebrochen, welche innerhalb eines Sprints – meist innerhalb von vier Wochen – durch das Development Team bearbeitet werden. Sprint Backlogs werden vom Team verantwortet und selbst organisiert. Ein Inkrement stellt einen auslieferungsfähigen Bestandteil des Produkts am Ende eines Sprints dar.

Nun zum Scrum-Prozess: Ein Sprint dauert, wie bereits oben genannt, in der Regel vier Wochen, weshalb wir von einem kurzen Entwicklungszyklus sprechen. In diesem Entwicklungszyklus finden vier weitere Events statt: das Sprint Planning, das Daily Scrum, das Sprint Review und die Sprint Retrospektive.

Sprint Planning

Das Sprint Planning dient der Planung des aktuellen Sprints. Es wird besprochen, was man im Sprint wie umsetzen möchte. Darüber hinaus setzt sich das Team ein Sprintziel.

Daily Scrum 

Das Daily Scrum ist ein Event, das – wie der Name bereits verrät – täglich stattfinden sollte. Hierbei ist das Development Team anwesend und bespricht, welche Aufgaben an diesem Tag anstehen, was am vorherigen Tag erledigt wurde und welche Hindernisse es möglicherweise zu bewältigen gibt. Dieses Ereignis dient dazu, die Synchronisation des Teams zu fördern.

Sprint Review

In diesem Event geht das darum, Feedback zum Produkt zu erlangen, weshalb es wichtig ist, dass die Key Stakeholder anwesend sind. Das Sprint Review findet am Ende der Entwicklungsarbeit statt und wird oft auch Demo genannt, da das Development Team das geschaffene Inkrement vorstellt. Der Product Owner nimmt dieses dann (teilweise) ab und entscheidet über ein Release. Zudem stellt er das aktuelle Product Backlog vor, um Rückmeldung zu seiner Priorisierung zu erhalten.

Sprint Retrospective

Als letztes Event im Sprint findet die Retrospektive statt. Bei dieser geht es nicht um das Produkt an sich, sondern vielmehr um den Prozess zum Produkt. Es wird also Feedback zu den Menschen, den Prozessen und Tools gesammelt und ein Improvement Task identifiziert. Dieses Event soll demnach die Zusammenarbeit verbessern.

Jira – Wie wenden wir Scrum Boards in der Praxis an?

Scrum Boards werden in Jira unter dem Reiter “Aktive Sprints“ abgebildet. Stell Dir vor, Du hast ein klassisches Taskboard mit einer Vielzahl von Spalten und Zeilen. Diese Taskboards bilden oftmals deinen Workflow ab, also findest Du folgende Spalten wieder: To Do, In Progress, Review und Done.

Auch hierbei gilt, das Taskboard regelmäßig zu pflegen – dies geschieht selbstorganisiert vonseiten des Development Teams. Der Scrum Master ist ebenfalls dazu berechtigt, nach Bedarf über das Taskboard zu schauen, um somit einen Überblick zu erhalten.

Praxistipp: Oftmals ist es hilfreich, das digitale Scrum Board in Jira auch analog mit Hilfe von verschiedenfarbigen Post-It’s im Raum des Development Teams abzubilden. Dies kann dazu dienen, sich das Ganze nochmal vor Augen zu führen und besser zu visualisieren. Auch das Daily Scrum kann dabei hilfreich sein, das Taskboard zu aktualisieren und tägliche Erfolgsmomente zu erleben.