Notion – Das neue Sternchen am Himmel der Projektmanagement-Tools?

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Tools zur Selbstorganisation oder für das Managen von vielschichtigen Projekten gibt es heutzutage wie Sand am Meer. Selbst die hochwertigen und etablierten Vertreter dieser Nische sind nicht an zwei Händen abzuzählen. Tools wie Trello, Jira, Asana, Airtable oder Notion stellen dabei nur eine kleine Auswahl dar. Letzteres erfreut sich seit einigen Monaten einer steigenden Beliebtheit und konnte mit seinen vielfältigen Features bereits große Teile der User anderer Tools von sich überzeugen. Wir möchten Notion heute einen Artikel widmen und dir erklären, was es damit auf sich hat, welche Vorteile es bietet und ob es für dich geeignet ist. Viel Spaß beim Lesen!

Notion: Was ist das?

In der aktuellen Situation und Zeit ist ein digitales Tool zum Managen von Projekten oder gar ganzen Organisationen und Abteilungen wichtiger denn je. Die klassischen Kanban-Boards am Whiteboard im Büro sind dank Homeoffice nicht erreichbar und die Kommunikation findet nicht mehr über den Schreibtisch hinweg statt. Kein Wunder also, dass digitale Alternativen wie Jira, Trello oder eben Notion ein absolutes Hoch erleben und vor dem Hintergrund dieser Motivation mehr und mehr Features implementieren.

Regelmäßig schießen neue Tools aus dem Boden hervor, während etablierte Tools im selben Tempo neue Features nach schieben, um weiter die Nummer eins für ihre Nutzer zu bleiben. Notion bildet da keine Ausnahme, geht aber mindestens noch einen Schritt weiter als beispielsweise Trello, eins der beliebten Projektmanagement-Tools von Atlassian. Es sieht sich selbst als eine Art “all-in-one workspace” und möchte für mehr Klarheit und Simplizität auf den Desktops der modernen User sorgen.

Notion: Noch ein Projektmanagement-Tool?

Im Stile eines Baukastens können sich User in Notion aus verschiedenen Templates, Funktionen und Integrationen sogenannte Workspaces errichten. Alleine die vorgefertigten Templates umfassen dabei eine Menge spannender Features: Vom Content Kalender für Marketing-Teams, einer Roadmap für Design-Teams, ein Noten-Berechnungs-Tool für Lehrer, ein Wiki für Software-Entwickler, über ein Bewerbungs-Tracker für HR-Teams, ein Scrum Board für agile Teams, bis hin zu einem CRM für Sales-Teams ist hier alles mit dabei.

Notion macht hier sehr schnell klar, dass es eine Vielzahl an Möglichkeiten bietet und mehr ist als nur die digitale Variante des beliebten Kanban-Boards. Neben den besagten Templates und Funktionen bietet das Tool außerdem die Funktionen einer herkömmlichen Notizen-App, der Klasse Evernote. Teams haben hier also zusätzlich die Möglichkeit, untereinander Notizen auszutauschen und miteinander zu brainstormen.

Notion: Vor- und Nachteile

Auch, wenn Notion auf den ersten Blick wie das perfekte Tool erscheint, birgt es natürlich einige Nachteile – besonders für Neueinsteiger, die “schnell loslegen” wollen. Im folgenden Abschnitt haben wir dir einige der wichtigsten Vor- und Nachteile stichwortartig zusammengefasst, damit du dir abschließend ein Bild machen kannst.

Vorteile

  • Sehr günstiges Tool, das zusätzlich Kosten für andere Tools spart (z.B. für CRM-Datenbank oder bedingt auch Buchhaltung)
  • Nichts ist in Stein gemeißelt, jeder Nutzer kann sich kreativ austoben und die Plattform bauen, die er gerade benötigt
  • Tool bedingt eine Auseinandersetzung mit aktuellen Prozessen und zeigt ggf. Lücken auf

Nachteile

  • User müssen zweifache Lernkurve bewältigen, da sie zuerst das Tool an sich kennenlernen müssen und anschließend eigene Systeme bauen müssen
  • Jeder neue User beginnt auf einer grünen Wiese und muss sich vollständig selbst orientieren
  • User, die “direkt loslegen” wollen, werden von vielen Funktionen und Orientierungslosigkeit abgeschreckt

Notion: Pricing

Notion orientiert sich beim Preismodell an anderen Vertretern der Branche und bietet neben einer kostenlosen Variante für Einzelpersonen auch kostenpflichtige Varianten für kleine bis große Teams an. Jede Version hat selbstverständlich Vor- und Nachteile. Im folgenden Abschnitt haben wir dir die Kosten einmal zusammengefasst

Für Einzelpersonen

Einzelpersonen können Notion derzeit kostenlos nutzen. Dabei erhalten sie Zugriff auf unbegrenzte Seiten und können zudem bis zu fünf Gäste einladen. Außerdem können Einzelpersonen im kostenlosen Tarif Dateien mit bis zu 5MB hochladen und auf Notion verwahren. Im Personal Pro Tarif können sie unbegrenzt viele Gäste einladen, haben kein Limit beim Upload und noch viele weitere kleine Vorteile. Das Ganze für nur 4$ im Monat.

Für Teams

Für Teams bietet Notion ebenfalls zwei verschiedene Tarife an. Als Team zahlt man 8$ im Monat und erhält alle Vorteile des Personal Pro Tarifes. Samt einiger kleiner Features, die vor allem die Zusammenarbeit im Team erleichtern sollen. Die nächste Stufe nennt sich Enterprise, schlägt mit 20$ im Monat zu Buche und rundet die Tarife mit einer voll umfänglich Abdeckung aller Funktionen ab.

Zusammenfassung: Notion

Notion ist ein gigantisches Tool, das es ganz lässig mit Konkurrenten wie Trello aufnehmen kann. Die verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten machen es vielseitig einsetzbar und bieten Teams die Möglichkeit, ihre gesamte Arbeit an einem einzigen Ort zusammenlaufen zu lassen. Unserer Meinung nach ist Notion jedoch besonders für Einzelpersonen optimal geeignet. Richtig aufgesetzt können sie hier nicht nur ihre aktuellen Projekte und To-dos managen, sondern auch E-Mails lesen, Notizen schreiben, Dateien ablegen, eine CRM-Datenbank pflegen und parallel an ihrer Roadmap für die persönliche Website arbeiten. An der Stelle läuft Notion wirklich zur Hochform auf. Für das reine Managen von Projekten oder Abteilungen via Kanban- oder Scrum-Board, eignen sich Tools wie Trello oder Jira aufgrund ihrer einfachen Funktionalität oder agilen Grundausrichtung eher.

Mehr zu Projektmanagement-Tools

Wenn du mehr über Projektmanagement-Tools erfahren möchtest, dann schau dich gerne weiter auf unserem Blog um. Dort findest du unter anderem Artikel zu Jira, Trello, Confluence oder auch Miro. Auf unserem YouTube-Account haben wir außerdem einige Tutorials zu den jeweiligen Tools hochgeladen, die dir bei deinen ersten Schritten helfen können.

Du benötigst Unterstützung?

Bist du noch unschlüssig, welches Tool du verwenden sollst? Oder scheitert es noch an der Art des Projektmanagements, die du anwenden möchtest? Wir stehen dir auch an dieser Stelle sehr gerne zur Verfügung. Schreibe uns hierfür gerne einfach eine E-Mail und nimm Kontakt mit uns auf. Wir helfen dir gerne dabei sowohl die richtige Methode, als auch die passenden Tools auszuwählen, damit du und dein Projekt langfristig erfolgreich sind.