Kanban – Was ist es und warum sollte ich es verwenden?

Was ist Kanban?

Das Kanban Board ist eines der beliebtesten Tools in der agilen Projektmanagementwelt. Doch was ist Kanban eigentlich? Nach welchem Prinzip funktioniert es und was hat es für Vorteile?

Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet „Karte“ und das liefert schon mal einen wichtigen Stichpunkt, wenn man Kanban verstehen möchte. Aber zuerst zu den Grundlagen.

Was ist Kanban?

Kanban ist eine Art der Prozesssteuerung, die wie viele andere agile Methoden vor allem in der Softwareentwicklung gerne genutzt werden. Doch es hat auch in vielen anderen Branchen, sowie im privaten Bereich Einzug gehalten und erfreut sich an großer Beliebtheit.

Ihren Ursprung hat die Methode 1947 in Japan, wo sie vom Toyota-Konzern erfunden wurde.

Außerdem basiert Kanban auf dem Lean Prinzip, wo sämtliche Prozesse möglichst schlank gehalten werden sollen. Darum ging es auch 1947 bei Toyota. Denn um Produktivität zu steigern und flexibler zu werden, hat Toyota damals Lagerbestände minimiert und Kosten gespart.

In der IT und dem Projektmanagement fand Kanban erst etwas später seinen Einsatz. 2010 IT-Kanban Begründer David Anderson das erste Buch zur Thematik.

Kanban – Filtere deine Aufgaben!

Kanban basiert auf dem sogenannten Pull-Prinzip. Das bedeutet, dass sich eine Person ihre Aufgaben bewusst holt, oder herzieht. Denn wie schon lange bestätigt, sind Menschen nicht gut im Multitasking. Werden wir also mit Aufgaben und Tasks überfordert wird nicht nur unsere Psyche, sondern auch das Ergebnis unserer Arbeit darunter leiden. Trotzdem sehen sich Menschen im beruf oft mit zu vielen Aufgaben gleichzeitig überhäuft. Deshalb soll Kanban dabei helfen, seine Aufgaben, nacheinander und gut organisiert zu erledigen.

Deshalb werden Aufgaben gesammelt und in verschiedene Spalten und Zustände aufgeteilt. Und dabei sind sie für alle Beteiligten sichtbar.

Kanban – Make it visible!

Um sämtliche Aufgaben (eines Projhektes) für alle sichtbar zu machen und um einen Überblick zu gewähren, wer für welche Aufgaben zuständig ist und ob diese Aufgaben bereits bearbeitet werden wird das Kanban Board eingesetzt. Das Board teilt Aufgaben in drei Spalten auf: To Do, Doing, Done.

Meist werden für dieses Kanban Board Haftnotizen oder Karteikärtchen verwendet, die auf einem Whiteboard, einer Tafel, oder einfach einer Wand bewegt werden können.

Unter den Spalten sammeln sich die Kärtchen, auf denen die einzelnen Tasks zu lesen sind. Diese werden von links nach rechts geschoben. Natürlich lassen sich noch beliebige, weitere Spalten hinzufügen. Beispielsweise eine Spalte für den „Qualitätscheck“. Dabei sollte man aber nicht vergessen, dass das Board übersichtlich, agil und reduziert bleiben soll.

Vor allem die Spalte „Doing“ sollte nur eine begrenzte Anzahl an Tasks beinhalten dürfen, denn, wie bereits gesagt, sollte der Mensch nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Umso schöner ist es, wenn sich unter „Done“ die Kärtchen sammeln. Denn auch das ist ein Vorteil des Kanban Systems: Man hat auch seine Erfolge und erledigten Aufgaben noch auf dem Schirm und kann sich über sie freuen, ehe sie einfach „verschwinden“.

Die vier Grundprinzipien von Kanban

Um effizient mit Kanban und dem dazugehörigen Board zu arbeiten hat David Anderson vier Grundprinzipien zusammengefasst. Werden sie vom Team implementiert, kann die Arbeit vereinfacht und auch die Pull-Funktion von Kanban besser genutzt werden.

  1. Beginne mit dem, was du gerade tust.

  2. Vereinbare, dass evolutionäre Veränderung verfolgt wird.

  3. Respektiere initial bestehende Prozesse/Rollen/Verantwortlichkeiten.

  4. Ermutige dazu, Führung auf jeder Ebene der Organisation zu zeigen.

 

 

  1. Beginne mit dem, was du gerade tust.

Dieses Grundprinzip sorgt dafür, dass Dinge auch wirklich abgeschlossen werden, bevor andere angefangen werden. Diese Vorgehensweise verhindert das schädliche Multitasking.

  1. Vereinbare, dass evolutionäre Veränderung verfolgt wird.

Alle Beteiligten sollen auf Verbesserung abzielen und aus vorangegangenen Prozessen lernen.

  1. Respektiere initial bestehende Prozesse/Rollen/Verantwortlichkeiten.

Kanban muss keine bereits bestehenden Prozesse, Regeln oder Rollen verdrängen. Es lässt sich einfach implementieren, ohne alte Verantwortlichkeiten zu gefährden. Es soll als zusätzliche Produktivitätssteigerung dienen.

  1. Ermutige dazu, Führung auf jeder Ebene der Organisation zu zeigen.

Alle Beteiligten sollen ihre Verantwortung kennen und evolutionäre Veränderung, also Optimierung im Blick haben. Dafür muss es auf jeder Ebene ein Gefühl von „leadership“ geben.

Beliebt bei agilem Projektmanagern

Sehr populär ist die Methode bei Teams, die bereits agil arbeiten. Zum Beispiel nach SCRUM. Obwohl das dritte Grundprinzip besagt, dass Kanban keine bestehenden Strukturen gefährdet, ist es nur von Vorteil, wenn Agilität im Projektteam in mehreren Hinsichten gelebt wird. Um mehr zum Thema SCRUM zu erfahren, lade dir doch unser kostenlosen SCRUM Playbook herunter:

scrum-playbook

 

Kanban simpel und überall einsetzbar

Das Prinzip lässt sich als große Tafel für ein mehrköpfiges Team in komplexen Projekten einsetzen, aber auch für die Einzelperson im Privatbereich. Das Kanban Board gibt es in allen Größen und Formen, ob digital, oder haptisch, ob selbstgemacht, oder gekauft. Seinen WIP (Work in Progress) zu visualisieren und einzelne Tasks über seine drei Phasen hinweg zu bewegen und dabei einen Überblick zu behalten, kann viele Arbeiten einfacher machen.

Viele Tools helfen dir bei Kanban

Obwohl der Ursprungsgedanke bei der Kanbanmethode ein haptisches Board an deiner Wand war, gibt es das Prinzip auch schon digital und mobil. Wie man seine „To Do“‘s am liebsten sortiert und von links nach rechts schiebt ist jedem selbst überlassen. Doch gerade in Zeiten von Home Office und Shared Lists kann ein Online Kanban Board gerade für Team sehr hilfreich sein.

Hier einige Vorschläge:

  • Trello

  • Jira

  • Zettelweise: Das agile Notizbuch (Sieh dir unseren Talk mit der Gründerin Natalie Schüller hier an!)

  • Taiga

  • Das gute, alte Notizbuch

  • Ein Plakat an der Wand mit Haftnotizen

  • Ein beschreibbares Whiteboard

  • Etc

Kanban einfach erklärt auf unserem YouTube Kanal

Sieh dir auch unsere aktuelles YouTube Video zum Thema an und erfahre noch vieles mehr zu unterschiedlichen, agilen Themen.

Verpasse auch kein wichtiges Thema, indem du unseren Blog besuchst, oder dich für unseren Newsletter anmeldest! Denn eines wissen wir sicher, Agilität ist nicht nur die Zukunft, sondern auch die Gegenwart.

Dieser Eintrag wurde veröffentlicht am Blog. Setzte ein Lesezeichen permalink.