Confluence – Alles, was du zum Enterprise-Wiki wissen musst

Confluence

Confluence dient als sogenanntes Enterprise-Wiki Unternehmen als Plattform, um fĂŒr ihre Mitarbeiter Wissensaustausch, einfache Kommunikationswege, Projektzusammenarbeit und Dokumentation zu vereinen. Doch was kann Confluence wirklich und wird es seinem guten Ruf gerecht?

Was ist Confluence?

Confluence kommt aus den Atlassian Reihen und lobt sich selbst „zentrale Datenbank fĂŒr Ihr Unternehmen“. Die Software vereint all die wichtigen Elemente, die fĂŒr die Zusammenarbeit in Teams vor allem in Zeiten von Remote-Working und Home-Office wichtig sind. Klare Strukturen und einfaches Design verhelfen schaffen einen unkomplizierten Einstieg in die Software und sollen auch technisch „unbegabteren“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht zu schwerfallen. Seit Confluence erstmals 2004 erschienen ist, hat sich in dem Programm viel getan. Die letzte Version erschien im Januar 2021.

Welche Funktionen hat Confluence?

Als „Unternehmens-Wiki“ dient Confluence zum einen als Wissensdatenbank. Vor allem im Kundenkontakt ist es wichtig, dass Mitarbeiter auf einem Wissensstand sind und auf Fragen von Kunden einheitlich antworten. Confluence verspricht eine einfache Übersicht und simple Such und Filtermöglichkeiten, um schnell und gezielt an Unternehmensinformationen zu gelangen.

Die User können dieses Informationsseiten, sowie andere Dokumentationen und Produktanforderungen selbst erstellen und anderen zur VerfĂŒgung stellen. Auch Vorlagen fĂŒr Best Practices stehen zur VerfĂŒgung. Im Prinzip kann man Confluence in dieser Hinsicht als eine Art Cloudservice sehen, auf der man unternehmensintern Informationen und Dokumente teilen und schnell auffinden kann.

Dazu kommt auch die Bearbeitungsmöglichkeit von Dokumenten. Mehrere Mitarbeiter können somit gleichzeitig an einem Projekt arbeiten und Seiten bearbeiten. Ein persönlicher Feed gibt jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin einen Überblick zu ihrem Arbeitsstand. In Chats können die Teams untereinander kommunizieren

Wie ist Confluence aufgebaut?

Teammitglieder können ihre Startseite, also ihr Feed persönlich gestalten. Sie sehen Aufgaben, bekommen Benachrichtigungen und Nachrichten.

Das Dashboard lĂ€sst sich in fĂŒnf Bereiche aufteilen. Ganz links finden sich die sogenannten Seiten des Firmen-Wikis. Hier sieht die Person alle Seiten, fĂŒr die sie Leserechte hat. Diese Seiten werden in Bereiche aufgeteilt, welche verschiedene Funktionen haben können.

Bereiche werden einfach erstellt, bearbeitet und angepasst. Zugriff hat jeder, der berechtigt ist. Teammitglieder können sich auch persönliche Bereiche fĂŒr Notizen und anderem anlegen, auf die nur sie zugreifen dĂŒrfen. Confluence stellt zahlreiche Vorlagen fĂŒr Bereiche zur VerfĂŒgung, um sie fĂŒr die unterschiedlichsten Projekte und Aufgaben zu nutzen.

So lassen sich ganz einfach ProjektplÀne, Listen, Informationsseiten und vieles mehr erstellen und mit all seinen oder nur bestimmten Kollegen und Kolleginnen teilen.

ZusĂ€tzlich lĂ€sst sich Atlassins’s Confluence ganz einfach mit anderen Tools und Apps, wie Jira oder Trello verbinden.

Was sind die Vorteile?

Confluence genießt bereits einen guten Ruf und wird von Firmen, wie der Deutschen Bahn oder der Bundeswehr genutzt. Doch was macht Confluence so gut?

Die Software bietet vor allem Transparenz. Alle Mitglieder (mit Zugriffsrechten) können zur selben Zeit dieselben Arbeitsschritte sehen und nachverfolgen. Informationen stehen allen zu und können von allen Beteiligten gleich gefunden und nachvollzogen werden.

Bei Confluence ist im Grunde alles fĂŒr alle sichtbar! Das kann fĂŒr einige erstmal ungewohnt sein, bringt aber auch viele Vorteile mit sich. Speziell unter FlĂ€chen wie „All Updates“ erfĂ€hrt man im Grunde von allem, was im Unternehmen so vor sich geht. Der Wissenstransfer, der dadurch geschaffen wird, ermöglicht es allen Mitarbeitern auf einem Stand zu sein und vor allem auch dieselben Informationen nach außen weiterzugeben.

Zudem vereint Confluence alle wichtigen Bereiche, die fĂŒr eine funktionierende Zusammenarbeit erforderlich sind. Anstatt viele unterschiedliche Programme und Tools fĂŒr einzelne Funktionen zu verwenden, können Teams das nun alles an einem Ort machen. Vor allem Firmen, die remote arbeiten haben dadurch trotzdem eine Art „shared workspace“ an dem sie alles zusammentragen können.

Auch das beliebte Projektmanagement Tool Jira stammt aus der Atlassian Familie und lĂ€sst sich daher am besten mit Confluence verbinden und gemeinsam anwenden. FĂŒr bereits zahlreiche Jira-Liebhaber ein klarer Vorteil.

Zu guter Letzt sind auch die Vorlagen, die Confluence einem zur VerfĂŒgung stellt eine große UnterstĂŒtzung und können vielen Nutzerinnen und Nutzern das Leben um ein Vielfaches leichter machen.

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Ist Confluence etwas fĂŒr mich?

Confluence bietet einfaches und transparentes Arbeiten fĂŒr Teams. FĂŒr solche, die sich ein BĂŒro teilen, aber vor allem auch solche, die sich hauptsĂ€chlich remote koordinieren mĂŒssen. Denn gerade diese Teams mĂŒssen neue Wege finden, Informationen auszutauschen, zu kommunizieren und zusammen an einem Projekt zu arbeiten. Confluence ermöglicht ein unglaublich hohes Maß an Transparenz. Gerade das erleichtert vielen Anwendern die Arbeit und schreckt andere ab. Vor allem im Kundenkontakt ist der Wissensaustausch, der dadurch ermöglicht wird allerdings ein großes Plus.

GrundsĂ€tzlich ist Confluence fĂŒr jeden etwas, der gerne alles an einem Ort hat. Da Atlassian im Grunde auch fĂŒr jedes denkbare Tool eine App hat, kann man auch dadurch all seine Werkzeuge an einem Platz sammeln.

GrundsĂ€tzlich lĂ€sst sich sagen, dass Confluence hilfreich fĂŒr jede Art von Team sein kann, das (gerne) digital arbeitet und stĂ€ndig auf der Suche nach neuen, hilfreichen Lösungen ist.

FĂŒr ein Team bestehend aus 10 oder weniger Mitgliedern ist Confluence (minus weniger Funktionen) kostenlos verfĂŒgbar. DarĂŒber hinaus gibt es unterschiedliche Abo-Modelle, die bei 50 $ im Monat beginnen.

Um einen Blick in das Programm zu werfen und herauszufinden, ob es zu einem und seinem Team passt, sollte die Gratisversion oder die weiteren Testversionen reichen.

Fazit zu Atlassian’s Enterprise-Wiki

Seit vielen Jahren bewĂ€hrt sich Atlassian’s Confluence bereits am Markt und konnte viele große Kunden fĂŒr sich gewinnen. In Zeiten von immer mehr remoter Arbeit und Home-Office sorgt das Enterprise-Wiki fĂŒr Organisation, Kommunikation und vor allem Wissensaustausch. Ganz im Sinne der AgilitĂ€t ist genau das wichtig, um sein Unternehmen voranzubringen.

Obwohl es schon zahlreiche andere Tools gibt, die genau das versprechen, kann Confluence damit ĂŒberzeugen, dass es einen Großteil deines (in vielen FĂ€llen wohl deinen gesamten) Arbeitsplatzes an einen Ort bringt. Und du deine Arbeit von dort auch noch mit all deinen Kolleginnen und Kollegen teilen kannst. FĂŒr uns definitiv einen Versuch wert!

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